In PA, der Personaladministration, laufen alle Fäden des Human Capital Managements zusammen. Dreh- und Angelpunkt ist hierbei der Personalstammsatz, welcher für jeden Mitarbeiter existiert. Diese „digitale Personalakte“ ersetzt papiergebundene Vorgehensweisen und sorgt dafür, dass sämtliche Personaldaten jederzeit in aktueller Form vorliegen.
Neben allgemeinen Mitarbeiterstammdaten wie Personalnummer, Name und Adresse werden Informationen wie Organisationseinheit (Abteilung), Tarif und Tarifgruppe hinterlegt. Jeder dieser Einträge erhält einen Gültigkeitszeitraum, wodurch im Laufe der Zeit eine Historie entsteht.
Diese zeitliche Zuordnung sorgt für hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Veränderungen. Insgesamt entlastet SAP HCM die Personalabteilung deutlich von administrativen Tätigkeiten, wodurch Freiräume für strategisch wichtigere Aufgaben wie das Recruiting und die Personalentwicklung entstehen.
Ein wichtiges und daher erwähnenswertes Teilmodul der Personaladministration ist „Personalkostenplanung und -simulation (PA-CP)“. Auf Basis von Personalstammdaten, Abrechnungsergebnissen und weiteren Datenquellen ermöglicht PA-CP eine transparente und systematische Personalkostenplanung.
Zudem lassen sich verschiedene Szenarien wie Gehaltsanpassungen oder Personalzugänge und -abgänge simulieren. Auch Umstrukturierungen der Organisation können in der Planung berücksichtigt werden. Darüber hinaus lassen sich die Planungsergebnisse als Grundlage für die Finanzplanung direkt an das Controlling (CO) übergeben.
