Adobe Forms for SAP

Mit Adobe Forms for SAP lassen sich Formulare entwickeln – eine Technologie, die die beiden Vorläufer SAPscript und SmartForms noch übertrifft.

Was ist Adobe Forms for SAP?

SAP Adobe Forms ist eine Technologie zur Formularentwicklung – der aktuelle Standard im SAP. Adobe Forms for SAP kam 2005 auf den Markt. Zuvor hatten SAP und Adobe 2002 begonnen, im Rahmen einer strategischen Partnerschaft zusammenzuarbeiten.

Mit Hilfe von Adobe Forms for SAP (offiziell: SAP Interactive Forms by Adobe oder kurz: IFbA) lassen sich Formulare in Unternehmen anlegen, ausfüllen, als Druckformulare ausgeben, als pdf-Datei auf dem Bildschirm darstellen oder auch versenden. Solche Formulare sind zum Beispiel Aufträge, Bestellungen oder Rechnungen.

Adobe Forms liest die zugehörigen Stamm- und Bewegungsdaten aus dem SAP-System heraus. Dann stellt die Anwendung die Daten in der gewünschten und vorher festgelegten Form zum Beispiel als Druckformular dar. Auch die Eingabe von Daten in Formulare ist möglich.

SAP Interactive Forms by Adobe ist der Nachfolger von SAPscript und SmartForms. Die Technologie übertrifft die beiden Vorläufer in vielen Bereichen – etwa im Design und der Leistungsfähigkeit. Und im Gegensatz zu SAPscript und SmartForms wird Adobe Forms nach wie vor weiterentwickelt.

Bei Adobe Forms for SAP gibt es eine klare Trennung von Design und Programmierung. Zudem bietet SAP Interactive Forms by Adobe diverse passende Funktionen und Werkzeuge, um Formulare einfach zu gestalten.

So stehen Anwendern zum Beispiel zahlreiche vorgefertigte Templates zu Verfügung – mit dem Release SAP S/4HANA 1909 allein über 5.000 Formularvorlagen.

Über eigene Programmierungen lassen sich Formulare von Formularentwicklern zudem individuell anpassen. Dies ist in den beiden Skriptsprachen JavaScript oder Adobe FormCalc möglich. Der Einstieg in das Entwicklertool für Adobe Forms erfolgt über die SFP Transaktion.

Um Adobe Forms for SAP nutzen zu können, muss in der SAP Basis zunächst ein Java-Stack (ein so genannter Stapelspeicher) installiert sein. Zudem müssen Entwickler den Adobe Document Service (ADS) konfigurieren. Auch der Adobe LiveCycle Designer (LCD) – die grafische Oberfläche von Adobe Forms – muss separat installiert werden, da die Anwendung unter Windows läuft.

Was ist SAPscript? Was ist SmartForms?

SAPscript ist die älteste Technologie zur Formularentwicklung von SAP. SAPscript wurde Anfang der 1970er Jahre mit der Einführung von SAP R/2 veröffentlicht.

Die Technologie gilt heute als veraltet und wird nicht mehr weiterentwickelt. Neue Formulare sollten daher heute nicht mehr in SAPscript erstellt werden.

Allerdings setzen Unternehmen SAPscript zur Formularentwicklung heute immer noch ein, was für die Qualität der Technologie spricht. Grund für den anhaltenden Gebrauch ist, dass einmal angelegte Formulare in der Regel nicht in eine der neueren Sprachen übertragen werden, weil dies zu aufwendig ist.

Um Formulare mit SAPscript anzulegen, gibt es den Form Painter. Dabei handelt es sich um einen textbasierten 72-Zeilen-Editor. Anwender und Entwickler können den Form Painter mit der Transaktion SE71 oder über das SAP-Menü aufrufen. Einen grafischen Editor hingegen gibt es nicht.

In SAPscript angelegte Formulare bestehen häufig aus vielen Zeilen Code und sind daher oft sehr umfangreich. Die Suche nach Fehlern ist somit aufwendig. Das erschwert zum Beispiel die Wartung. Um Änderungen vornehmen zu können, reichen ABAP-Kenntnisse in der Regel allerdings aus.

Auf SAPscript folgte SmartForms. Diese Technologie ist seit 2001 auf dem Markt. SmartForms gilt schon als deutliche Verbesserung gegenüber SAPscript.

Es handelt sich bei SmartForms bereits um ein vergleichsweise modernes, komfortables Entwicklungstool – vieles geht nun ohne Programmierkenntnisse. Formularentwickler können SmartForms über die Transaktion SMARTFORMS aufrufen.

Erstmals gibt es mit SmartForms eine Trennung zwischen der Datenbeschaffung und der Aufbereitung der Daten. Im Programm wird nur noch das Formular aufgerufen. Zudem steht – auch das ist neu gegenüber SAPscript – ein grafischer Editor zur Verfügung. Daten können nun einfach per „Drag & Drop“ mit der Maus ins Formular übertragen werden.

Auch die Fehlersuche ist leichter als bei der Vorgänger-Technologie, hier mit dem APAB-Debugger. SAPscript verfügt zwar ebenfalls über einen separaten Debugger, der schon recht hilfreich ist – die Fehlersuche bei SmartForms ist aber einfacher durch die klarere Trennung zwischen Datenbeschaffung und Layout.

Was ist der SAP ADS, was der Adobe LiveCycle Designer?

SAP ADS steht für SAP Adobe Document Services. Diese Technologie ist die Basis für Adobe Forms for SAP.

SAP ADS sorgt dafür, dass SAP die Adobe-Anwendungen Adobe Acrobat und Adobe Reader nutzen können. Die Adobe Document Services erzeugen aus den vorliegenden Daten im SAP das fertige Formular, mit dem sich dann online oder offline arbeiten lässt.

Das Tool zur Entwicklung und Erstellung von Formularen in Adobe Forms for SAP heißt Adobe LiveCycle Designer (LCD). Unternehmen müssen die Anwendung herunterladen und auf dem Rechner des Entwicklers installieren. Für die Anwendung (also zum Beispiel für den Druck oder die Anzeige des Formulars) ist der Adobe LiveCycle Designer nicht erforderlich.

Der Adobe LiveCycle Designer ist eine „abgespeckte“ Version des Adobe Experience Manager Forms (früher: Adobe LiveCycle). Im Zuge der Umstellung hat Adobe den Support für den Adobe LiveCycle 2020 eingestellt.

Wichtig ist: Für SAP-Kunden ändert sich dadurch nichts – der Adobe LiveCycle Designer bleibt der Editor der Wahl für SAP. Es handelt sich um ein eigenständiges Produkt.

Der Adobe LiveCycle Designer bietet eine grafische Oberfläche, die intuitiv nutzbar ist – ein im besten Sinne „What-You-See-Is-What-You-Get“-Editor. Unter SAP S/4HANA unterstützt der Designer zusätzlich die Technologie von Formularfragmenten, um die Formularentwicklung weiter zu vereinfachen (zum Beispiel Fragmente für ein einheitliches Corporate Design).

Daten lassen sich zum Beispiel über Drag & Drop mit der Maus einfügen. Zudem stehen Grafiken und Symbole zur Verfügung. Darüber hinaus können Anwender Tabellen problemlos in Formulare einbetten.

Technisch entstehen die pdf-Dateien wie folgt: Die Formulare werden vom Adobe LiveCycle Designer als XDP-Dateien gespeichert. Im Anschluss generiert SAP ADS aus den XML-Anwendungsdaten (aus dem SAP-System) und der entsprechenden XDP-Datei eine pdf-Datei.

Was sind die Funktionen von Adobe Forms for SAP?

SAP Interactive Forms by Adobe hat Eigenschaften und Funktionen, die das Tool von SAPscript und SmartForms unterscheiden.

Einer der größten Vorteile ist die klare Trennung von Daten und Layout. Unabhängig vom Betriebssystem bleiben Formulare so zu Beispiel immer lesbar.

Auch der Druck von Formularen ist einfacher und sicherer, weil die Ausgabe von Druckformularen nun unabhängig vom genutzten Drucker ist. Dies senkt die Fehlerquote und die Kosten.

Des Weiteren ist der grafische Editor zu nennen. Zwar verfügt auch SmartForms bereits über einen einfachen grafischen Editor. Der Adobe LiveCycle Designer ist aber eine Stand-Alone-Version und wurde von Adobe eigens für SAP entwickelt.

Daten lassen sich damit – ähnlich wie bei SmartForms – einfach per Drag & Drop in Formulare übertragen. Symbole und Grafiken erleichtern die Bedienung. Bilder, Tabellen oder Videos lassen sich in ein Formular integrieren.

Auch Änderungen sind schneller möglich: Anwender können bestimmte Elemente mit Hilfe der Maus einfach auf dem Formular verschieben – eine aufwändige Anpassung durch Programmierung entfällt.

Zudem können User ein ausgefülltes Formular automatisch an ein SAP-System weiterleiten. So können sie Daten zum Beispiel zunächst von unterwegs ohne Internetverbindung in einem Formular erfassen. Später wird das Formular automatisch in das entsprechende SAP-System übertragen. Der Vorteil: Eine nachträgliche und manuelle Eintragung der Daten ist nicht mehr erforderlich.

Wie der Name SAP Interactive Forms by Adobe schon sagt, ist Adobe Forms zudem tatsächlich interaktiv: Interaktive Formulare lassen sich mit JavaScript oder mit Adobe FormCalc entwickeln. ABAP hingegen funktioniert hier nicht!

Mit Hilfe der Scriptsprachen können Entwickler Änderungen direkt im Formular vornehmen. Auch Einfügungen von Schaltflächen sind möglich, die dann mit einer bestimmten Funktion belegt werden. Die interaktive Nutzung von pdf-Formularen ist unter Umständen lizenzpflichtig.

Welche Vorteile hat Adobe Forms for SAP?

Adobe Forms for SAP hat diverse Vorteile. Dazu gehören:

  • Strikte Trennung zwischen Programmierung und Design
  • Deutliche Zeitersparnis beim Anlegen von Formularen (vor allem gegenüber SAPscript)
  • Entwicklung interaktiver Formulare möglich (statische und dynamische Formulare)
  • Komfortabler, in der Regel einfach zu nutzender Designer
  • TrueType-Schriftarten ohne Upload nutzbar
  • Gute Performance, zeitgemäße Oberfläche
  • Benutzer können Adobe Forms jederzeit, von jedem Ort aus und auf jedem Gerät nutzen (auch mobil, auch offline)
  • Erfüllung von regulativen, gesetzlichen und unternehmensinternen Anforderungen durch Prüfung und Archivierung

Was ist der Unterschied zwischen Adobe Forms und Forms by Adobe?

Die Anwendung heißt „Forms by Adobe“, wenn der SAP ADS an die Cloud angeschlossen ist – es handelt sich bei Forms by Adobe also um die Cloud-Lösung von SAP Adobe Forms.

Die beiden Anwendungen sind weitgehend gleich, wobei Forms by Adobe als Cloud-Lösung gewisse Vorteile mit sich bringt. Die Hardware- und Fixkosten sind geringer, zudem sinkt der Aufwand für Installation, Wartung und Betrieb. Der Java-Stack zum Beispiel ist bei Forms by Adobe nicht notwendig.

Weiterer Vorteil: Der SAP Adobe Document Services kann über die Cloud und entsprechende externe Schnittstellen mit Non-SAP-Anwendungen kommunizieren – und so auch aus diesen heraus pdf-Dokumente erzeugen.

Wie funktioniert SAP Adobe Forms for SAP bei SAP S/4HANA?

Wichtig zu wissen ist zunächst: Auch die „alten“ Formulare unter SAPscript und SmartForms können grundsätzlich unter SAP S/4HANA weiterhin genutzt werden. Eine Garantie für das Funktionieren gibt SAP allerdings nicht.

Für die Nutzung von SAP Adobe Forms unter SAP S/4HANA hat SAP eine neue Ausgabesteuerung (Output-Management) entwickelt. Sie basiert auf dem BusinessRulesFrameworkplus (BRF+). Zudem haben die SAP-Spezialisten das Customizing und die Findungsregeln überarbeitet.

SAP hat das Ziel, die bisherigen Formularvorlagen und Frameworks mit dem neuen Output-Management und den neuen Vorlagen mit der Zeit abzulösen.

Technologisch sind die neuen Formulare unter SAP Adobe Forms in der SAP S/4HANA-Welt nun „fragmentbasiert“ (Adobe Fragments). Basis für diese Entwicklung waren die normalen Adobe-Formulare.

Die Fragmente lassen sich demnach heute in zwei Bereiche einteilen: Master-Formularvorlagen und Content-Formularvorlagen.

Das Fragment „Masterformular“ enthält Inhalte, die sich selten ändern, wie zum Beispiel das Logo eines Unternehmens. Werden hier Angaben geändert, ändern sie sich automatisch in allen Formularen. Eine Content-Formularvorlage dagegen enthält Inhalte, die sich von Formular zu Formular unterscheiden.

Technisch gesehen werden diese beiden Arten von Fragmenten bei der Erstellung eines Formulars wieder zusammengefügt.

Nutzbar sind die Vorlagen nur mit dem neuen Output-Management. Es basiert auf einer neuen Schnittstelle, einem ODATA-basierten Service. Die Formularvorlagen beziehen die notwendigen Daten demnach über die SAP-Gateway-Services.

Die neue Schnittstelle ermöglicht auch eine einfache Integration in Cloud-Technologien. Früher handelte es sich bei der Schnittstelle um eine ABAP-basierte Schnittstelle.

Unternehmen, die bei der Einführung von SAP S/4HANA den Greenfield-Ansatz wählen – und damit auf den SAP Standard setzen –, finden auch im Bereich der Formulare nun eine ganze Reihe von neuen Standards. Dieses Set an Formularen entspricht der neuesten Technologie.

Wie gelingt der Umstieg auf Adobe Forms?

Es gibt viele Unternehmen, die nach wie vor SAPscript oder SmartForms nutzen. Wenn jetzt die Umstellung zu SAP S/4HANA erfolgt, sollten sie die Gelegenheit nutzen, um nun auch direkt zu Adobe Forms zu wechseln.

Da die Weiterentwicklung von SAPscript oder SmartForms bereits eingestellt wurde, muss der Wechsel früher oder später erfolgen – ein späterer Umstieg führt zu unnötigen Kosten und zu einem vermeidbaren Mehraufwand.

Am Anfang des Wechsels auf SAP Adobe Forms sollte immer eine Bestandaufnahme stehen. Danach legen die Verantwortlichen die genaue Vorgehensweise fest und stellen den Betrieb während des Übergangs sicher.

Sie haben Fragen, wie Sie den Wechsel zu Adobe Forms in Ihrem Unternehmen meistern sollen? Sie benötigen Hilfe bei der Analyse der vorhandenen Technologien und Formulare? Sie suchen einen Partner, der Ihnen hilft, ein individuell passendes Konzept für den Umstieg zu erarbeiten?

GAMBIT ist ein starker und erfahrener Partner für die Umstellung zu Adobe Forms, auch in Ihrem Unternehmen. Unsere Expertinnen und Experten aus dem Bereich Entwicklung sind gerne für Sie da. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns – wir melden uns dann so schnell es geht zurück!

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Stefan Burghardt, Head of Connectivity + Development

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