Kontenplanumstellung in SAP

Die 5 grössten Risiken bei einer Kontenplanumstellung in SAP

Die IT-Architekturen von Unternehmen werden immer dynamischer, so dass die Gründe für eine Kontenplanumstellung immer vielfältiger werden. So können beispielweise im Rahmen von internen Restrukturierungen Prozesse vereinfacht und transparenter oder durch einen harmonisierten Kontenplan zentralisiert werden. Auch die Eingliederung eines neu erworbenen Unternehmens in die eigene Unternehmenslandschaft wäre ein zwingender Grund für eine Kontenplanumstellung.

Eine Kontenplanumstellung kann entweder mit klassischen Mitteln über Umbuchungen und sukzessiven Anpassungen im Customizing und Programmen erfolgen oder mit der SAP Landscape Transformation Software mit deren Hilfe ein System samt seiner Historie direkt auf der Datenbank umgestellt werden kann.

Egal für welchen Umstellungsweg Sie sich entscheiden, klassisch oder mit SAP Landscape Transformation, die Kontenplanumstellung muss immer sämtliche Stamm-, Bewegungs- und Customizingdaten, die in Verbindung mit dem umzustellenden Kontenplan stehen, umfassen.

Der Weg zum Wunschkontenplan beinhaltet allerdings einige unterschätzte Gefahrenpotentiale, die eine Kontenplanumstellung erschweren und sogar gefährden können, wenn diese nicht beachtet werden.

1. Ungenügende Einbindung des Fachbereichs bei der Planung und Durchführung einer Kontenplanumstellung

Eine Kontenplanumstellung beinhaltet als zentrale Aktivität ein Kontenplanmapping. Der Fachbereich weiss hier am besten, welche Prozesse sich hinter den einzelnen Konten verbergen, so dass die Mitarbeit des Fachbereichs bei einem Kontenplanmapping unerlässlich ist. Die Umstellung eines einzelnen Kontos kann unter Umständen eine Vielzahl an Umstellungsaktivitäten auslösen.

2. Fixierung auf den Fachbereich ‚Finanzen‘ bei der Kontenplanumstellung

Es ist meistens nicht klar, dass eine Kontenplanumstellung, die zwar hauptsächlich vom Fachbereich Finanzen ausgeht auch enorme Auswirkungen auf andere Fachbereiche hat. Hier ist hauptsächlich die Abteilung Controlling betroffen, die Auswirkungen limitieren sich allerdings nicht nur auf diesen Fachbereich. Das Controlling ist meist betroffen, wenn die Änderung sich auf ein Erfolgskonto bezieht, da sich dies automatisch auf die Werteflüsse und Prozesse des Controllings auswirkt.

3. Unterschätzung der technischen Aspekte einer Kontenplanumstellung

Ein Sachkontenstamm in SAP besteht aus mehreren technischen Feldern. Hier kann es sein, dass jedes oder bestimmte Felder unbedingt zu 100 Prozent kompatibel sein müssen, damit die Kontenplanumstellung überhaupt durchführbar ist. Diese Analyse wird in der Regel manuell durchgeführt, kann lange dauern, ist fehleranfällig und müsste bei jeder Mappingänderung wiederholt werden.

4. Unrealistische Zeitpläne zur Durchführung einer Kontenplanumstellung

Die Zeit, die für ein Kontenplanmapping und die entsprechende Umstellung benötigt wird immer, auch wirklich immer, unterschätzt. Oft wird davon ausgegangen, dass einfach nur ein Konto einem anderen Konto gegenübergestellt wird. Wie schon zuvor erwähnt, stehen hinter jedem Konto Prozesse und Werteflüsse, verschiedenste Fachbereiche, sowie ein technisches Gebilde, dass am Ende kompatibel sein muss. In der Regel wird zu wenig Zeit einkalkuliert, um dieses Ziel auch zu erreichen.

5. Unzureichende Priorisierung von Testzyklen

Damit die Theorie auch in der Praxis funktioniert, sind einige Testläufe von Nöten. Damit eine verlässliche Prognose getroffen werden kann, ob alle Prozesse nach der Umstellung funktionieren und zu den korrekten Ergebnissen führen, müssen diese Prozesse im Rahmen der Umstellung fortlaufend getestet werden. Auch Ihre Mitarbeiter werden Ihnen für eine hinreichende Testphase dankbar sein, denn das frühzeitige Einbinden der Mitarbeiter in den Umstellungsprozess schafft Akzeptanz und Sicherheit.

Wenn Sie diesen oftmals unterschätzten Faktoren bei der Planung ausreichend Beachtung geschenkt haben, kann es an die Umsetzung der Kontenplanumstellung gehen. Um eine reibungslose Umsetzung der Kontenplanumstellung zu realisieren, kann es nicht schaden, den richtigen Berater an seiner Seite zu wissen. Neben der Verwendung der geeigneten Tools, kann er Risiken einschätzen und die richtigen Schritte, diese zu verhindern, einleiten.

GAMBIT hat für erfolgreiche Kontenplanumstellungen ein SAP-basiertes Tool zur Unterstützung entwickelt, welches in real-time, basierend auf immer gleichen Algorithmen, die technische Kompatibilität eines Kontenplanmappings prüft, sowie eventuelle Fehler aufzeigt. Denn aus der Erfahrung dutzender Kontenplanumstellungen wissen wir, dass nur ein konsistentes Mapping zu einem konsistentem ERP-SAP-System führt.