Mit Vollgas in Richtung digitale Zukunft

Eine Fülle von Wegen, Abzweigungen und zu treffenden Entscheidungen – wer SAP S/4HANA einführen möchte, braucht angesichts der vielen Möglichkeiten am Anfang vor allem Klarheit.

Vor jeder Implementierung geht es zunächst darum, die grundlegenden Fragen zu klären und den besten Weg nach SAP S/4HANA zu finden. Ist „Grün“, „Braun“ oder „Hybrid“ der passende Weg? Welches Betriebsmodell passt am besten zu den eigenen Anforderungen? Und macht es Sinn, kundenindividuelle Entwicklungen in die neue SAP-S/4HANA-Landschaft zu übertragen?

„Weil die Möglichkeiten so vielfältig und die Ziele und Ausgangssituationen von Unternehmen so unterschiedlich sind, empfehlen wir unseren Kunden immer eine Vorstudie für SAP S/4HANA“, sagt daher Philipp Fischer, Project Manager bei GAMBIT Consulting und Projektleiter des Roadmap-Projekts.

„Mit einer solchen Vorstudie erhalten Unternehmen genau die Klarheit, die es braucht, um in der Folge ein erfolgreiches Einführungsprojekt umsetzen zu können – und so vor allem umfassend und langfristig von SAP S/4HANA zu profitieren“, sagt Philipp Fischer.

Auch die Verantwortlichen bei thyssenkrupp Dynamic Components standen ab 2020 vor der Frage, wie die Migration zur neuen SAP-Software-Suite am besten gemeistert werden kann. Der Geschäftsbereich mit Hauptsitz in Ilsenburg produziert Antriebskomponenten für Verbrennungs-, Hybrid- und Elektromotoren – und das weltweit an zehn Standorten

Wie viele andere Unternehmen verfügte der Unternehmensbereich über eine gewachsene, heterogene SAP-ECC-Systemlandschaft mit einer Vielzahl von Umfeldsystemen. Das Unternehmen nutzte gleich mehrere produktive SAP-ERP-Systeme, unter anderem in Europa, den USA, China, Mexiko und Brasilien.

Um den für die eigenen Anforderungen und Ziele passenden Weg nach SAP S/4HANA zu finden, beauftragte das Unternehmen GAMBIT Consulting im März 2021 mit einer Vorstudie für SAP S/4HANA, einem – wie es bei GAMBIT heißt – „GAMBIT SAP S/4HANA Full Scope Roadmap-Programm“.

Kick-off des gemeinsamen Projekts war Anfang April 2021, der Abschluss folgte sechs Monate später im September.

„Mithilfe der Vorstudie wollten wir zu einer belastbaren Entscheidungsgrundlage kommen und den für uns besten Weg nach SAP S/4HANA genau vorzeichnen – vom möglichen Einsatz der SAP Best Practices bis hin zur Planung von Aufwand, Kosten und der Projektorganisation“, sagt Ina Hofstetter, Head of ITM-ERP bei thyssenkrupp Dynamic Components.

„Die strategische Sicht war uns hierbei ganz wichtig. Denn wir wollen mit der Umstellung auf SAP S/4HANA unter anderem unsere Prozesse vereinfachen und standardisieren, die Systemlandschaft konsolidieren, für mehr Flexibilität sorgen und unsere Daten harmonisieren – und so langfristig vom Wechsel auf SAP S/4HANA profitieren“, so Ina Hofstetter.

Drei mögliche Varianten für den Umstieg

In Vorgesprächen mit GAMBIT kristallisierten sich zunächst drei grundsätzlich mögliche Optionen für den Umstieg heraus, die im Rahmen der Vorstudie analysiert und bewertet werden sollten:

• eine Greenfield-Implementierung (in einer „Extended“-Best-Practice-Version im Einklang mit den updated SAP-Five-Golden-Rules),
• System Conversions („Brownfield“) für die drei aktiven Produktivsysteme sowie
• eine Hybrid-Conversion oder selektive Migration, die auf einer System Conversion des europäischen Systems basiert, aber um eine selektive Datenmigration der weiteren Systeme angereichert wird.

Das Roadmap-Programm der GAMBIT enthält grundsätzlich mehrere Untersuchungsschritte, die aufeinander folgen. Die in den einzelnen Phasen erarbeiteten Ergebnisse helfen dem Management eines Unternehmens dabei, am Ende der Vorstudie eine belastbare Entscheidung für den passenden Weg treffen zu können.

Dazu beantwortet das Programm vor allem die Schlüsselfragen des Top-Managements – etwa mit Blick auf die Erreichung der strategischen Ziele mit SAP S/4HANA oder die Frage der Risikominimierung bei der Umsetzung eines solchen Projekts.

Grundsätzlich folgt das Roadmap-Programm der GAMBIT der SAP-Activate-Methodik. Dabei handelt es sich um ein standardisiertes Set-up, um SAP S/4HANA schneller und einfacher einführen zu können. GAMBIT hat diese Methodik weiterentwickelt und spricht vom „GAMBIT Activate Plus Vorgehensmodell“.

Das Roadmap-Programm der GAMBIT besteht aus sechs Phasen:

• dem Set-up des Projekts und Teams,
• der Identifizierung, Klassifizierung und Bearbeitung von Strategie und Top-Themen des Managements,
• einer Zielprozessaufnahme, Übersetzung in den SAP-Standard und Durchführung von „guided Walkthroughs“ an einem Demo-System sowie der technischen Untersuchung einer Conversion (Brownfield)
• dem Design von Zielsystemlandschaft, der Betrachtung von Aufwand, internen und externen Kosten und Risiken,
• der Bewertung von Projektorganisation, Changemanagement und der einzelnen Varianten
• und aus einem Abschlussbericht als Executive Summary.

„Diese Abfolge haben wir auch bei thyssenkrupp eingehalten – und damit jeden einzelnen relevanten Aspekt für die Umstellung unter die Lupe genommen“, erläutert Philipp Fischer, GAMBIT-Projektleiter der Vorstudie.

„Ganz zu Beginn haben wir die Projektmitglieder zunächst in ersten Trainings und Workshops in die zentralen SAP S/4HANA-Themen eingeführt, um hier für einen gleichen Stand des Wissens bei allen Beteiligten zu sorgen – von einer Übersicht über den zeitgemäßen Aufbau digitaler SAP-Architekturen bis hin zu einer Einführung in die Best Practices in kaufmännischen und logistischen Bereichen.“

Zu diesem frühen Zeitpunkt erfolgte auch die Bereitstellung und Vorbereitung eines Live-Demo-Systems für die prozessualen Walkthroughs im System.

„Ein solches Live-System ermöglicht es dem Kunden, das System zu einem ganz frühen Zeitpunkt unmittelbar zu erleben und auszuprobieren – aus meiner Sicht ein ganz wichtiges Element eines solchen Projekts, um sich mit dem neuen System vertraut zu machen“, erläutert Philipp Fischer.

Darüber hinaus führten die SAP-Experten mehrere Strategieinterviews mit dem Management, um die strategischen Ziele der Unternehmensführung aufnehmen und berücksichtigen zu können.

Zu den in den Interviews ermittelten strategischen Zielvorgaben des Top-Managements gehörten zum Beispiel die Standardisierung von Prozessen oder auch eine höhere Benutzerfreundlichkeit bei der Arbeit mit SAP.

Ein weiterer wesentlicher Baustein des GAMBIT Roadmap-Programms ist die Messung der prozessualen Zielabdeckungsgrade der Prozesse eines Unternehmens, weil hiervon in erster Linie abhängt, ob sich ein umfassender Einsatz der SAP-Standardprozesse lohnt – und damit eine standardnahe Implementierung nach dem Greenfield-Ansatz.

Ist der Abdeckungsgrad zum Beispiel sehr gering, ist eine Greenfield-Implementierung eher nicht zu empfehlen, weil die individuellen Anforderungen des Unternehmens nicht erfüllt werden. Andersherum wäre eine Brownfield-Migration nicht geeignet, wenn der Abdeckungsgrad bereits sehr hoch ist, weil hier das Potenzial der Standardisierung nicht genutzt werden kann.

Im Rahmen der Vorstudie prüften und bewerteten die GAMBIT-Experten – neben der Machbarkeit und Eignung des Greenfield-Ansatzes – auch die Umsetzbarkeit von System Conversion und selektiver Migration. Außerdem erstellten sie eine valide zeitliche Aufplanung der möglichen Roadmaps für die verschiedenen Migrationsszenarien und eine belastbare Aufwands- und Kostenplanung für alle Umsetzungsoptionen.

Am Ende konnten die Berater:innen der GAMBIT den Verantwortlichen einen Abschlussbericht präsentieren, der alles enthielt, was notwendig ist, um eine optimale Entscheidung über den Migrationsweg treffen zu können.

Die Entscheidung des Unternehmen fiel schließlich für eine Greenfield-Implementierung als „Extended“-Best-Practice-Version.

Ausschlaggebend waren vor allem der hohe Abdeckungsgrad der Best Practices und die Vorteile dieses Ansatzes mit Blick auf Prozessharmonisierung und eine flexiblere und schlankere Systemarchitektur. Im Vergleich lag der strategische Zielerreichungsgrad des Greenfield-Ansatzes mit 100 Prozent zudem deutlich höher als bei den alternativen Varianten System Conversion und selektive Migration.

„Das Roadmap-Projekt war eine wichtige und zielführende Vorbereitung für die S4/HANA Implementierung in unserer Unternehmensgruppe. Als Partner hat GAMBIT maßgeblich dazu beigetragen, dass wir unseren ambitionierten Zeitplan einhalten konnten“, sagt Ina Hofstetter von thyssenkrupp Dynamic Components.