Was ist SAP PSM?

Gesetzeskonformität, Transparenz, Dokumentationspflichten, besondere Prozesse: Der öffentliche Sektor hat spezifische Anforderungen an ein ERP-System. 

SAP PSM ist in der Lage, diese Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig für mehr Effizienz zu sorgen. 

SAP Public Sector Management (SAP PSM) ist eine ERP-Lösung, die speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde. 

Das System unterstützt Behörden und öffentliche Einrichtungen dabei, ihre finanziellen, administrativen und operativen Prozesse effizient zu gestalten. Die Lösung ermöglicht zudem eine transparente und gesetzeskonforme Verwaltung von Budgets, Fördermitteln und Ressourcen. 

SAP PSM integriert sich nahtlos in weitere SAP-Standard-Module, um eine ganzheitliche Steuerung der öffentlichen Verwaltung zu gewährleisten.

SAP PSM besteht aus mehreren Submodulen (Komponenten). Diese Module decken spezifische Anforderungen der öffentlichen Verwaltung ab. Für den deutschsprachigen Raum sind insbesondere die folgenden relevant:

• SAP PSM-FM (Funds Management): Haushaltsmanagement, Verwaltung von Budgets und Finanzmitteln
• SAP PSM-FM-BCS (Budget Control System): Submodul von SAP PSM-FM zur Planung und Echtzeit-Überwachung von Budgets
• SAP PSM-GM (Grants Management): Steuerung des gesamten Lebenszyklus von Fördermitteln – von der Antragstellung bis zur Auszahlung
• SAP PSM-GPR (Government Procurement): effiziente Abwicklung von Beschaffungsvorgängen unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben

Im Folgenden werden die wichtigsten Eigenschaften dieser Komponenten näher beschrieben.

SAP PSM-FM ist das zentrale Modul für die Verwaltung von Haushalten im öffentlichen Sektor. Die Lösung ist in Deutschland auch als SAP HHM (SAP Haushaltsmanagement) bekannt. 

SAP PSM-FM ermöglicht eine detaillierte Planung, Steuerung und Überwachung von Finanzmitteln sowie die Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben im Rahmen vordefinierter Budgets. Durch die enge Integration mit der Finanzbuchhaltung (FI) und dem Controlling (CO) stellt das Modul sicher, dass Mittelverwendungen stets nachvollziehbar sind. 

Automatisierte Genehmigungsprozesse und Echtzeit-Analysen gewährleisten eine hohe Transparenz und unterstützen Behörden dabei, finanzielle Ressourcen effizient einzusetzen. Zudem erlaubt das System mehrjährige Budgetplanungen und flexible Anpassungen bei veränderten wirtschaftlichen Rahmenbedingungen.

Das Budget Control System (BCS) ist ein Submodul von SAP PSM-FM, das die Verfügbarkeit von Budgets in Echtzeit überwacht. Es stellt sicher, dass Ausgaben nur innerhalb der genehmigten Budgetgrenzen getätigt werden. 

Das BCS ermöglicht zudem die automatische Prüfung von Finanztransaktionen und verhindert so Budgetüberschreitungen. Darüber hinaus sind Möglichkeiten für Simulationen und die mehrdimensionale Budgetkontrolle vorhanden. Wichtig ist dieses System besonders für öffentliche Einrichtungen, die strenge finanzielle Kontrollen einhalten müssen.

SAP PSM-GM unterstützt die gesamte Verwaltung von Fördermitteln und Subventionen, von der Antragstellung bis zur endgültigen Auszahlung. Das Modul erleichtert die Nachverfolgung von Mittelzuweisungen und stellt sicher, dass alle Finanztransaktionen transparent dokumentiert werden. 

Behörden und Organisationen können damit Förderprogramme effizient steuern, Berichtsanforderungen erfüllen und die Einhaltung von Förderbedingungen überwachen. Funktionen zur Mittelreservierung und Budgetkontrolle verhindern Fehlallokationen und unterstützen eine gesetzeskonforme Finanzplanung. 

Dank der Integration mit SAP FI (Finance) und CO (Controlling) sind alle Zahlungen und Buchungen direkt in die Finanzbuchhaltung eingebunden, wodurch die administrative Last reduziert wird.

SAP PSM-GPR optimiert die öffentlichen Beschaffungsprozesse und sorgt für eine effiziente Abwicklung von Ausschreibungen, Vergaben und Vertragsmanagement. 

Das Modul berücksichtigt gesetzliche Vorgaben und stellt sicher, dass öffentliche Institutionen ihre Einkaufsprozesse regelkonform und wirtschaftlich gestalten. Es beinhaltet Funktionen zur Lieferantenauswahl, Auftragsvergabe und Zahlungsabwicklung, wodurch die Transparenz im Beschaffungswesen erhöht wird. 

Durch die Anbindung an die klassischen ERP-Module SAP MM (Materialwirtschaft) und FI (Finanzwesen) wird eine durchgängige End-to-End-Prozesskette geschaffen, die von der Bedarfsermittlung bis zur finalen Rechnungsbegleichung reicht. Automatisierte Workflows reduzieren dabei den Verwaltungsaufwand und beschleunigen Genehmigungsprozesse.

Die Budgetplanung in SAP PSM basiert auf einem mehrstufigen Prozess. Zunächst werden Haushaltspläne auf Basis historischer Daten erstellt, die die erwarteten Einnahmen und Ausgaben abbilden.

Diese Pläne werden dann genehmigt, verabschiedet und im System aktiv gesetzt. SAP PSM ermöglicht sodann die Überwachung der Budgetausführung in Echtzeit und stellt sicher, dass alle Ausgaben innerhalb der genehmigten Grenzen bleiben. 

Eine Anpassung der Mittelverwendung bei unerwarteten Änderungen ist jederzeit möglich. Das System unterstützt auch die Erstellung von Prognosen, um zukünftige Budgetanforderungen besser zu planen.

SAP PSM hilft öffentlichen Institutionen, finanzielle und administrative Prozesse effizient zu gestalten. Durch die Nutzung der verschiedenen Module profitieren Verwaltungen von folgenden Vorteilen:

• Automatisierte Workflows: geringere Fehlerquote, beschleunigte Prozesse, Entlastung des Personals, besserer Service für Kunden und Bürger
• Bessere Finanzübersicht: Echtzeit-Informationen zu Budgetauslastung und Finanzmitteln
• Erhöhte Compliance: einfachere Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: detaillierte Dokumentation aller Transaktionen, dadurch minimiertes Betrugsrisiko

SAP PSM ist eng mit anderen SAP-Modulen wie SAP FI (Finanzwesen), SAP CO (Controlling), SAP MM (Materialwirtschaft), SAP HCM (Human Capital Management) und SAP CRM (Customer Relationship Management) verknüpft.

Diese Integration ermöglicht eine nahtlose Steuerung von Finanz- und Logistikprozessen. Beispielsweise können Beschaffungsvorgänge in SAP MM direkt mit dem Budgetmanagement in SAP PSM verknüpft werden, um die Budgetkontrolle in Echtzeit zu gewährleisten. Zudem unterstützt SAP PSM die Integration mit SAP Concur für die Verwaltung von Reisekosten.

Die Einführung von SAP PSM ist mit Kosten verbunden, die je nach Größe der Organisation und Umfang der benötigten Module variieren. 

Die Aufwände setzen sich aus Lizenzgebühren, Implementierungskosten, Schulungskosten und Betriebskosten zusammensetzen. Zusätzlich können Kosten für die Anpassung des Systems an spezifische Anforderungen anfallen. 

Langfristig kann SAP PSM durch die Optimierung von Prozessen und die Reduzierung von manuellen Aufgaben erhebliche Einsparungen ermöglichen.

Die Funktionen von SAP PSM existieren als Branchenlösung auch in SAP S/4HANA. Für öffentliche Einrichtungen, die von ihrem Vorgängersystem (SAP ECC) auf SAP S/4HANA wechseln möchten, empfiehlt SAP aufgrund seiner „Cloud-first-Strategie“ bevorzugt einen Umstieg auf SAP S/4HANA Cloud for Public Sector, Public Edition. 

Dort finden sich auch die ehemaligen Module und Submodule wieder, welche unter SAP S/4HANA nun Best Practices (siehe nächster Abschnitt) heißen.

Für die Migration gibt es grundsätzlich zwei Optionen:

• Greenfield-Ansatz: vollständige Neuimplementierung von SAP S/4HANA for Public Sector
• Brownfield-Ansatz: bestehendes System wird technisch auf SAP S/4HANA konvertiert

Wer sich für einen Umstieg auf die Cloud-Variante von SAP S/4HANA for Public Sector entscheidet, kann den Service RISE with SAP nutzen. 

Dieses Programm beinhaltet eine Reihe von Tools, Services und Ressourcen, welche die ERP-Migration unterstützen. Zudem greift in diesem Fall ein standardisierter Migrationsprozess, der alle Phasen der Umstellung abbildet – von der Ist-Analyse über die Detailplanung und die technische Umsetzung bis zum Go-live.

Unter „Best Practices“ versteht SAP vorkonfigurierte, schnell implementierbare Prozesse, die sich stark an Praxisanforderungen der jeweiligen Branche orientieren. 

Für den öffentlichen Sektor in Deutschland sind in SAP S/4HANA Cloud Public Edition aktuell (Stand Anfang 2025) folgende Best Practices verfügbar:

• Earmarked Funds (78S): Verwaltung zweckgebundener Mittel, Erfassung und Kontrolle von Finanzierungen für spezifische Zwecke, Integration mit Budget- und Haushaltsmanagement            
• Fund Accounting (7AU): Abbildung und Verwaltung öffentlicher Finanzmittel, Detaillierte Nachverfolgung von Einnahmen und Ausgaben, Unterstützung gesetzlicher Buchführungsanforderungen, Integration mit Cash Management
• Government Budget Management (6YU): Verwaltung und Steuerung öffentlicher Haushaltsbudgets, Echtzeit-Überwachung und Kontrolle von Finanzflüssen, Unterstützung für Haushaltsfreigaben und Genehmigungen, Automatisierte Genehmigungsprozesse
• Government Budget Planning (6UC): Planung und Simulation von Haushaltsausgaben, Langfristige Haushaltsstrategieentwicklung, Integration mit Buchhaltung und Berichtswesen
• Grants Management (71S): Verwaltung von Fördermitteln von der Antragstellung bis zur Auszahlung, Überwachung von Mittelverwendung und Compliance, Automatisierte Genehmigungs- und Berichtsprozesse

SAP bietet umfangreiche Schulungsprogramme für Nutzer von SAP PSM an. Dazu gehören Online-Kurse, Präsenztrainings und Zertifizierungsprogramme (für Administratoren und Experten). 

Die Schulungen decken alle zentralen Themen wie Budgetmanagement, Fördermittelverwaltung und Finanzbuchhaltung ab. Zudem stehen auf der SAP-Lernplattform zahlreiche Ressourcen wie Tutorials, Handbücher und Webinare zur Verfügung, um die Nutzer bei der Einarbeitung in das System zu unterstützen.