Business Process Management besteht aus mehreren Schritten, die ineinandergreifen und immer wieder von Neuem durchlaufen werden. Nachfolgend werden die einzelnen Phasen näher beschrieben:
1. Analyse und Modellierung
In dieser Phase werden bestehende Geschäftsprozesse identifiziert, analysiert und modelliert. Ziel ist es, ein vollständiges Bild aller relevanten Abläufe und deren Schwachstellen zu erhalten. Zur Rekonstruktion der Abläufe nutzen Unternehmen spezielle Methoden wie Process Mining, Interviews und Diagramme.
Modellierungstools wie BPMN (Details im Abschnitt „Was ist die BPMN-Methode?“) ermöglichen es, die identifizierten Prozesse grafisch zu erfassen, was die Transparenz und Verständlichkeit erhöht. Die erstellten Modelle dienen anschliessend sowohl als Dokumentation als auch als Grundlage für Prozessoptimierungen und die spätere Automatisierung.
2. Optimierung
Die Optimierungsphase setzt an den analysierten Prozessen an. Durch gezielte Veränderungen – etwa eine Eliminierung redundanter Schritte, eine andere Aufgabenverteilung oder eine bessere Nutzung vorhandener Ressourcen – werden Effizienz und Qualität der Abläufe gesteigert. Ziel der Prozess-Optimierung ist es, Ressourcen zu schonen, Fehler zu reduzieren und den Prozess-Output zu maximieren.
Gemeinsam erarbeitete Verbesserungen werden dazu im Prozessmodell abgebildet und in der realen Umgebung getestet. Inwiefern dies den gewünschten Effekt erzielt, lässt sich später mithilfe von Key Performance Indicators (KPIs) überprüfen (siehe „4. Überwachung und Steuerung“).
3. Automatisierung
Die Automatisierung ist ein vergleichsweise junger Baustein des Business Process Managements, da entsprechende Möglichkeiten erst im Zuge der Digitalisierung entstanden sind. Hier werden Prozesse, die bisher manuell durchgeführt wurden, durch Softwarelösungen teilweise oder in Gänze automatisiert. Dadurch laufen sie schneller, generieren weniger Fehler und sind zudem gut skalierbar.
Für die technische Umsetzung kommen Lösungen wie das SAP Workflow Management oder andere spezialisierte BPMS (Business-Process-Management-Systeme) zum Einsatz. Moderne Lösungen dieser Art erlauben nicht nur eine klassische regelbasierte Automatisierung, sondern auch den Einsatz von künstlicher Intelligenz. Hierdurch werden die Automatisierungsmöglichkeiten immer vielfältiger.
Damit ein BPMS wirken kann, muss es mit der bestehenden Systemlandschaft – insbesondere mit dem vorhandenen ERP-System – verbunden werden. Diese Integration wird häufig mit Tools wie SAP BPM und SAP Process Orchestration realisiert.
4. Überwachung und Steuerung
In der Überwachungs- und Steuerungsphase werden aktive Geschäftsprozesse laufend kontrolliert und bewertet. Dies umfasst selbstverständlich auch die in den vorherigen Phasen optimierten und automatisierten Workflows.
Mit Business Process Management Tools sind Unternehmen in der Lage, kritische Kennzahlen zu überwachen, Durchlaufzeiten zu analysieren und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben zu prüfen.
Ein spezielles SAP-Tool in diesem Bereich ist SAP Signavio Process Intelligence (ehemals SAP Operational Process Intelligence). Mit der Lösung erhalten Verantwortliche Einblick in die Performance aller Prozesse – auch abteilungsübergreifend. Steuerungsmechanismen ermöglichen das schnelle Eingreifen bei Abweichungen und sorgen dafür, dass Unternehmensziele eingehalten werden.
5. Kontinuierliche Verbesserung
Diese Phase stellt sicher, dass sich BPM nicht auf eine einmalige Initiative beschränkt, sondern als dauerhafte Fähigkeit im Unternehmen verankert wird. Basierend auf den Ergebnissen der vorangegangenen Überwachungsphase werden Prozesse laufend überwacht, neu bewertet, angepasst, optimiert und automatisiert. Dafür werden neue technologische Möglichkeiten genutzt und bei Bedarf auch neue Kennzahlen eingeführt.
Der Fokus der kontinuierlichen Verbesserung liegt auf Nachhaltigkeit, Lernfähigkeit und Anpassbarkeit der Prozesslandschaft. Business Process Management (BPM)-Tools und eine entsprechende Governance sichern, dass dieser Zyklus wirklich stattfindet.
