Greenfield-Einführung bei einem Technologie-Start-up

Wie führt man SAP S/4HANA bei einem Start-up- und Non-SAP-Unternehmen ein, dessen Prozesse noch kaum beschrieben und dokumentiert sind?

Das war die zentrale Frage, die sich die Verantwortlichen bei Heliatek stellten – einem Unternehmen aus Dresden mit über 200 Mitarbeitern, das ultra-leichte, flexible und nachhaltige Solarfolien herstellt. „Viele der Prozesse liefen vor dem Projekt noch so, wie das in Start-ups anfangs oft ist – im Grunde einfach auf Zuruf quer durch den Raum, was in der Startphase notwendig ist, allerdings im Produktivbetrieb die Prozesse verlangsamt“, sagt Thomas Martin, der CFO der Heliatek.

Dies allerdings sollte sich mit der Einführung von SAP S/4HANA grundlegend ändern. Das Unternehmen ist in den vergangenen Jahren enorm gewachsen, plant weiteres Wachstum und benötigte demzufolge eine leistungsfähige, zeitgemäße und skalierbare IT-Architektur mit End-to-End-Prozessen.

Zu den Zielen gehörte, das Unternehmen weiterzuentwickeln und die Grundlage für gute operative und strategische Entscheidungen zu schaffen.

Die Verantwortlichen wünschten sich daher eine moderne End-to-End-Prozesslandschaft mit SAP S/4HANA, die sich möglichst nah am Standard bewegen sollte. „Die Situation war für das noch junge Unternehmen natürlich auch eine enorme Chance. Denn wir konnten mit SAP S/4HANA eine Zielsystemarchitektur mit den Best Practices aufzubauen – und zwar von Grund auf neu und nahezu zu 100 Prozent im Standard“, sagt Fabian Wick, Project Manager von GAMBIT Consulting.

Heliatek ist ein Unternehmen, das sich von einem sehr starken R&D-fokussierten Unternehmen zu einem Massenproduktionsunternehmen wandelt. Das Unternehmen entstand 2006 als Ausgründung der TU Dresden und der Universität Ulm und wird mit dem weltweit einzigartigen Produkt sowie einzigartigen Maschinen und Prozessen in Serienfertigung gehen. Der riesige Vorteil des Produkts: Die Solarfolien sind für nahezu jede Gebäudeoberfläche, auf nahezu jedem Untergrund und perfekt zur Nachrüstung von Gebäuden geeignet – ob horizontal, vertikal oder auf geschwungenen Oberflächen, ob auf Beton, Metall, Bitumen oder sogar Glas.

Vor Beginn des Projekts nutzte Heliatek zum einen ein selbstentwickeltes Manufacturing Execution System sowie – lediglich für die beiden Bereiche Finanzen und Einkauf – das nicht integrierte ERP-System Microsoft Navision. Für das weitere Wachstum des Unternehmens reichte diese IT aber nicht mehr aus.

In der Initialisierungsphase des Projekts befasste sich das Unternehmen daher zunächst mit der Auswahl eines geeigneten ERP-Anbieters und -Systems, erstellte einen detaillierten Anforderungskatalog und nahm die Auswahl eines Partners und das Staffing mit internen Mitarbeitenden vor.

Der Wechsel zu SAP hatte dabei mehrere Gründe: Zum einen hatten mehrere Führungskräfte im Management bereits Erfahrungen mit SAP sammeln können, zum andern benötigte das Unternehmen ein skalierbares und auch bewährtes ERP-System.

Nach der Entscheidung für SAP definierte Heliatek einen Katalog mit weit über 300 der wichtigsten Anforderungen aus den zentralen Bereichen des Unternehmens – von der Logistik über Finanzen bis zur Produktion. „Wir wollten genau klären, was wir wirklich brauchen, um aus den Ergebnissen die nächsten Schritte ableiten und auch die Suche nach einem geeigneten Partner gehen zu können“, sagt Thomas Martin von Heliatek.

Nach mehreren Runden mit diversen Anbietern entschieden sich die Verantwortlichen schließlich für GAMBIT Consulting. „Uns hat dabei vor allem der Projektansatz der GAMBIT gefallen und das, was wir in verschiedenen Testworkshops gesehen, gehört und erlebt haben“, so Thomas Martin.

Eine Besonderheit des Projekts war, dass GAMBIT bei Heliatek nicht nur die externen Projektleitungsfunktion übernahm. Mit Fabian Wick stellte GAMBIT auch die interne Projektleitung. „Das war in dieser Form bei einem Greenfield-Projekt neu für uns, hat sich aber im Rückblick als sehr gute Lösung erwiesen. Diese Konstellation wirkte in Teilen aufgrund der Nähe zum Heliatek-Management und den Kolleginnen und Kollegen bei GAMBIT durchaus als Projektbeschleuniger“, so Fabian Wick.

„Eines unsere Projektziele konnten wir allerdings nicht umsetzen, das wurde schnell klar“, so Thomas Martin. „Wir hatten geplant, das Projekt als Onsite-Projekt durchzuführen – aber da machte uns die Corona-Pandemie einen Strich durch die Rechnung.“ Letztlich habe man das gesamte Projekt mit GAMBIT zu 99 Prozent remote gemeistert – im Grunde als eine reine „Homeoffice-Implementierung“.

Diese virtuelle und digitale Zusammenarbeit erforderte nicht zuletzt ein professionelles und intensives Change-Management. Thomas Martin: „Das Thema Kommunikation war hier von Anfang an eines der Schlüsselthemen, um das ganze Team zusammenzuschweißen, den Sinn des Projekts zu verdeutlichen und vor allem ein stärkeres Denken in End-to-End-Prozessen bei unseren Mitarbeitenden zu vermitteln. Wir haben daher von Beginn an auf diversen Kanälen und mit verschiedenen Formaten kommuniziert – von Schulungen bis zu Betriebsversammlungen und Newslettern.“

Das Implementierungsprojekt begann zunächst mit einer intensiven Phase des End-to-End-Prozessdesigns. „Zunächst haben wir alle denkbaren Prozesse gemeinsam in Workshops definiert, diskutiert und dokumentiert“, so Fabian Wick. „Ich spreche hier auch gerne vom Happy Flow, also dem idealen Prozessablauf. Den haben wir festgelegt und dann auch alle über den Standard hinausgehenden Ausnahmen zusätzlich definiert.“

Die Dokumentation der Prozesse erfolgte dabei zunächst in Excel und wurde dann in das Open-Source-Tool draw.io übertragen. Mithilfe der Software fertigten die Berater Prozess-Flow-Charts an, mit denen unter anderem die Projektbeteiligten geschult wurden.

Die Definition und Dokumentation der Prozesse diente dem Projektteam zudem als Basis für das Mapping mit den SAP Best Practices. „Unsere Devise war dabei klar: Wir bauen kein System analog zu den Prozessen, sondern wir bauen die Prozesse analog zum Standard“, erläutert Fabian Wick. Alle Änderungsanträge für Lösungen außerhalb des Standards seien vom Board der Heliatek als „Wächter des Standards“ gezielt überprüft worden.

Auf diese Weise erarbeitete das Team ein passendes Zielsystem mit SAP S/4HANA als digitalem Kern, definierte und designte die Zielprozesse – und setzte die Implementierung um. „Beim Go-live ist Anfang Februar 2022 ist alles gut gegangen, vor allem auch aufgrund der hervorragenden Vorbereitung. Nun bleibt abzuwarten ob sich das System auch im Produktionsanlauf bewährt. Wir sind allerdings sehr guter Dinge und die ersten Anzeichen deuten darauf hin, dass die Implementierung ein Erfolg ist“, sagt Thomas Martin.