Der Weg zur zeitgemäßen SAP-Architektur

2020 war für SPAR Österreich ein besonders erfolgreiches Jahr. Denn erstmals in der Geschichte des Unternehmens wurde SPAR mit einem Jahresumsatz von mehr als acht Milliarden Euro Marktführer im Lebensmittelhandel in Österreich – für das Familienunternehmen ein echter Meilenstein in der Unternehmensgeschichte seit der Gründung 1954.

2020 war aber auch das Jahr, in dem SPAR Österreich die Weichen für weiteres Wachstum und weitere Erfolge in der Zukunft stellte. Ein Baustein dafür war die Roadmap für die Implementierung der neuesten SAP-ERP-Software, für SAP S/4HANA. Im August 2020 startete SPAR ein Projekt mit GAMBIT Consulting, um das Handelsunternehmen auch in der gesamten IT noch zukunftssicherer und erfolgreicher aufzustellen und den besten Weg zur neuen SAP-ERP-Software zu finden.

Welches Migrationsszenario für das Unternehmen am besten geeignet ist, war dabei anfangs noch weitgehend unklar. Dennoch hatten die Verantwortlichen zu diesem Zeitpunkt bereits eine Präferenz für eine Neuimplementierung von SAP S/4HANA, den sogenannten Greenfield-Ansatz.

„Wir wussten bereits, dass nur mit Greenfield viele Fragestellungen vollkommen neu gestaltet und dass viele neue Technologien nur auf der Basis dieses Ansatzes genutzt werden können. Insofern gab es zu Beginn bei uns durchaus schon eine Tendenz zu diesem Migrationsansatz“, sagt Gerhard Belina , IT-Project Management bei SPAR Österreich.

Das Vorgehensmodell bei SPAR Österreich

SPAR Österreich ist ein privates österreichisches Familienunternehmen, da in den Branchen Lebensmittelhandel, Sportfachhandel und Shoppingcenter in Österreich und sieben weiteren Ländern in Europa äußerst erfolgreich tätig ist.

Die Zentrale des mitteleuropäischen Handelsunternehmens ist in Salzburg. Zusätzliche regionale Zentralen gibt es in jedem Land sowie in sechs Bundesländern. 3.200 Standorte in acht Ländern betreibt das mitteleuropäische Handelsunternehmen, wovon alleine in Österreich 700 von selbstständigen Kaufleuten geführt werden. Die Werteflüsse im Unternehmen sind daher insgesamt sehr komplex.

SPAR Österreich arbeitet bislang mit einem zentralen SAP-ECC-System für die Bereiche Finance und Controlling. Die Systemlandschaft ist dabei heterogen und durch eine große Zahl an Eigenentwicklungen und Umfeldsystemen gekennzeichnet.

Die Umstellung der gesamten Systemlandschaft auf SAP S/4HANA sollte daher auch nicht in einem einzigen Schritt und damit vollständig erfolgen, sondern zunächst nur für den zentralen Finance- und Controlling-Bereich.

GAMBIT Consulting führte das Roadmap-Projekt bei SPAR Österreich nach einer bereits vielfach bewährten Methodik durch, dem GAMBIT Activate Plus Vorgehensmodell.

Dieses Modell besteht aus mehreren Phasen und Modulen, mit denen GAMBIT die SAP-Activate-Methodik um strategische und operative Fragestellungen von Kunden über durchgängige Geschäftsprozesse in der System- und Anwendungslandschaft ergänzt.

Bei SPAR bestand das Vorprojekt aus den folgenden Abschnitten, die weitgehend chronologisch aufeinander folgten:

• Strategieinterviews mit den Verantwortlichen,
• der Vorstellung der vorhandenen Prozesse und die Erläuterung der SPAR-Spezifika,
• einem Abgleich der Zielprozesse gegen den SAP-Best-Practice-Standard,
• dem Aufbau eines Demosystems inklusive Live-Demo,
• einer initialen Fit/Gap-Klassifizierung,
• dem Design der Zielsystemarchitektur,
• der Darstellung verschiedener Cut-over-Szenarien,
• der Erarbeitung einer passenden Projektorganisation,
• einer Aufwand- und Kostenkalkulation,
• einer Strategie zur Minimierung der Risiken sowie
• einem detaillierten Abschlussbericht.

Eine zeitgemäße SAP-Systemlandschaft – mit den Best Practices

Bei der Vorbereitung der Entscheidung für oder gegen ein bestimmtes Migrationsszenario (und damit auch für eine Zielsystemarchitektur) spielt der genaue Blick auf die SAP Best Practices nach Auffassung der GAMBIT-Experten eine ganz zentrale Rolle – und so war es auch in diesem Projekt für SPAR Österreich.

Der Grund dafür ist, dass sich die Systemarchitektur mit SAP S/4HANA gravierend verändert: Der Fokus der SAP liegt mit SAP S/4HANA nun auf der Abbildung von End-to-End-Prozessen, auf Cloud-Lösungen, auf einer Modularisierung der Systemlandschaften und auf einem Aufbrechen des monolithischen Systems.

„Die Umstellung auf SAP S/4HANA ist nie nur ein technisches Projekt, nie nur ein einfaches Upgrade von SAP ECC. Es geht vielmehr darum, das Unternehmen, seine Systeme und Prozesse mithilfe neuer Technologien und Möglichkeiten grundlegend und strategisch auf die kommenden Herausforderungen vorzubereiten“, sagt Philipp Fischer, Projektleiter der GAMBIT.

SAP liefert unter SAP S/4HANA ein Best-Practice-Prozessmodell aus, mit dem grundsätzlich alle zentralen Geschäftsprozesse End-to-End bereits im Standard abgebildet werden können. Über den Standard hinausgehende Funktionen können über Apps von SAP oder Fremdanbietern abgebildet und über entsprechende Schnittstellen in die eigenen Prozesse integriert werden. Auf diese Weise bleibt der Kern von SAP S/4HANA – anders als dies in früheren SAP-Architekturen mit vielen Eigenentwicklungen der Fall war – dauerhaft unangetastet und zu 100 Prozent im Standard.

Das gesamte ERP-System ist damit dauerhaft weniger komplex und wartungsfreundlicher. Zudem lässt es sich schneller anpassen und ohne Veränderungen des Codes im System erweitern – etwa, indem einfach eine für eine bestimmte Anforderung geeignete App an das neue SAP-S/4HANA-System als sogenannte Side-by-Side-Erweiterung angebunden wird.

Wenn ein Unternehmen die Vorzüge von SAP S/4HANA maximal ausschöpfen möchte, ist daher eine auf den Best-Practice-Standards und neuen Entwicklungswerkzeugen basierende Architektur unabdingbar. Allerdings ist die Nutzung der Best Practices nur über den Greenfield-Ansatz möglich. Bei den anderen Varianten wird die alte Mandantenstruktur aus dem SAP-ECC-System 1:1 nach SAP S/4HANA kopiert – der Weg in die Best Practices ist so nicht realisierbar.

„Diese grundlegenden Veränderungen unter SAP S/4HANA wiederum haben zur Folge, dass die Ermittlung der Abdeckungsgrade durch den Standard in jedem Roadmap-Projekt extrem wichtig ist und das weitere Vorgehen maßgeblich beeinflusst“, so Philipp Fischer.

Sind die Abdeckungsgrade durch den Standard bei einem Unternehmen zum Beispiel sehr gering, dann würde eine Greenfield-Implementierung kaum Sinn machen, weil die individuellen Anforderungen des Unternehmens nicht erfüllt werden. Sind die meisten Anforderungen hingegen bereits im Standard abbildbar, wären eine Umstellung nach dem Brownfield-Ansatz oder eine selektive Migration wenig zukunftsorientiert.

Detaillierte Analyse im Bereich Finance und Controlling

Die Strategieinterviews bei SPAR Österreich zu Beginn des Roadmap-Projekts Mitte 2020 ergaben 18 potenzielle Untersuchungsfelder aus den Bereichen Finance and IT Management, Payment Services, Invoice Verification, Controlling and Reporting sowie Accounting.

„Aus diesen Untersuchungsfeldern hat unser Steuerungsgremium dann wiederum einige zentrale Themen ausgewählt, die im Rahmen der Vorstudie eingehender untersucht wurden“, so Gerhard Belina von SPAR Österreich.

Dazu gehörten unter anderem die Bereiche Integrierte Planung, Simulation und Hochrechnung sowie die Frage nach dem Einsatz des Financial Closing Cockpits und des Group Reportings für die Konsolidierung. So evaluierten die Experten der GAMBIT beispielsweise, ob die von SPAR genutzte Konsolidierungslösung SAP EC-CS durch das Group Reporting der SAP ersetzt werden kann. Darüber hinaus prüften sie, ob kundenindividuelle Entwicklungen der SPAR im Bereich Planung durch SAP-Produkte abgelöst und verbessert werden können.

Ein weiterer Schwerpunkt des Vorprojekts bei SPAR Österreich betraf die verschiedenen Wege zu SAP S/4HANA, speziell auch vor dem Hintergrund des Designs der Zielsystemarchitektur und der gewünschten Nutzung der Best Practices. Detailliert verglichen wurden hier drei Möglichkeiten der Migration: zwei Greenfield-Optionen (davon eine mit SAP Central Finance) und eine Brownfield-Option.

Die verschiedenen Optionen unterschieden sich dabei in der Analyse und Bewertung zum Teil erheblich: vom Grad des Risikos, den Cutover-Optionen bis hin zu den Kosten und den Möglichkeiten, innovative Technologien wie die SAP Analytics Cloud, SAP Group Reporting oder auch das Profit Center Accounting nutzen zu können.

Als Ergebnis der Untersuchung überwogen letztlich die Vorteile einer Greenfield-Implementierung sehr deutlich, weil sich nur mit diesem Ansatz die Anforderungen der SPAR erfüllen ließen: von der Fähigkeit, innovative Funktionen und Services von SAP und Partner nutzen zu können bis zum Fokus auf End-to-End-Prozesse im Best-Practice-Standard.

„Dass es uns gelingen würde, dieses ganze Projekt remote zu stemmen, hätten wir zu Beginn nicht gedacht. Die Beraterinnen und Berater der GAMBIT waren tatsächlich in den neun Monaten ja nicht einmal vor Ort. Aufgrund der Corona-Pandemie hatten wir aber keine andere Möglichkeit, haben uns daher sehr schnell darauf eingestellt – und sind absolut begeistert und zufrieden damit, wie gut das funktioniert hat“, sagt Gerhard Belina, IT-Project Management bei SPAR Österreich.