SAP S/4HANA einen sicheren Weg bereitet

Eine sichere Sache, das sind die bekannten CASTOR®-Behälter der GNS. Abgebrannte Brennelemente aus Kernkraftwerken können in diesen Behältern sicher transportiert und gelagert werden – und sind darin sogar vor Flugzeugabstürzen geschützt.

Solche extremen Sicherheitsstandards gelten für die Umstellung auf SAP S/4HANA zwar nicht – und dennoch sollte auch Gefahren und mögliche Risiken in einem solchen Projekt minimiert werden. Die beste Basis für eine sichere Umstellung ist aus diesem Grund eine gründliche Vorbereitung und die Erarbeitung einer individuell passenden Roadmap.

Auch für die GNS aus Essen stellte sich – angesichts der erforderlichen Ablösung von SAP ECC durch die auslaufende Wartung – die Frage, wie man das vorhandene SAP-ECC-System am besten auf SAP S/4HANA umstellen kann. Die GNS beauftragte GAMBIT Consulting 2019 daher mit einer Feasibility-Study, einer Vorstudie für SAP S/4HANA.

Definition einer Roadmap für SAP S/4HANA

Ziel des Vorprojekts war es, eine Roadmap zur Implementierung von SAP S/4HANA 1909 zu definieren. GAMBIT untersuchte im Zuge des Projekts die vorhandene Systemlandschaft, identifizierte die erforderlichen Aktivitäten, die beteiligten Partner und die Scope-Inhalte.

Zudem evaluierten die Experten die Möglichkeiten, die vorhandenen Non-SAP-Sub-Systeme im Rahmen der Umstellung zu standardisieren und zu reduzieren. „Wir haben uns das Ziel gesetzt, SAP im Zuge der Umstellung verstärkt als führendes System zu etablieren, sowie weitere Business-Prozesse im System einzuführen. Wir wollen die Komplexität der IT-Landschaft verringern und mit SAP S/4HANA eine zeitgemässe, flexible Technologieplattform aufbauen“, sagt Dr. Andrea Eckelhoff, Bereichsleiterin Informationssysteme, Zentrale Verwaltung und Arbeitsschutz und eine der GNS-Projektleiterinnen.

Das Unternehmen nutzt bisher ein SAP-ECC-System 6.0 mit EHP6 und verfügt über eine zweistufige Systemlandschaft aus einem Entwicklungs- und einem Produktivsystem. Im Zuge des SAP-S/4HANA-Implementierungsprojekts soll der Aufbau einer dreistufigen On-Premise-Systemlandschaft aus Entwicklungs-, Produktiv- und einem neuen Testsystem erfolgen.

Weit mehr als nur ein IT-Projekt

Aber die Umstellung auf SAP S/4HANA ist nie nur ein reines IT-Projekt. Die Software-Suite ermöglicht Unternehmen, die Wachstumschancen der Zukunft und die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen – angefangen bei Analysen und Reporting in Echtzeit bis zur Nutzung neuer Technologie wie Machine Learning.

Neue Geschäftsfelder und die bessere Berücksichtigung von regulatorischen Anforderungen hatte auch die GNS im Blick: Haupttreiber des Implementierungsprojektes sind daher – neben der erforderlichen SAP-ERP-Ablösung – die Ausrichtung der GNS auf internationale Geschäfte als neues Geschäftsfeld, die Berücksichtigung von ASME-Anforderungen, die internationale Rechnungslegung und der Fast Close, also die beschleunigte Aufstellung, Prüfung und Veröffentlichung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen.

Die Basis für die erfolgreiche Implementierung nach dem Greenfield-Ansatz sollte mit dem Vorprojekt gelegt werden. Die Berater:innen der GAMBIT begannen die Vorstudie – als Teil des Activate Plus Vorgehensmodells der GAMBIT – mit der Projektvorbereitung, unter anderem mit Experteninterviews und einer Dokumentenanalyse.

Erhebung der Prozesse und erste Konzeption

Auf die Vorbereitung folgten die Prozesserhebung, die Scope-Definition, eine erste Grob-Konzeption, die Evaluierung der „Must Changes“ und – auf der Basis der Ergebnisse – die eigentliche Roadmap-Erstellung. Die Roadmap umfasste dabei einen detaillierten Zeitplan und ein Leistungsverzeichnis für alle Projektphasen.

Die Berater:innen setzten im Vorprojekt die folgenden Werkzeuge ein: den SAP Readiness Check, einen Code-Scan, um die Unicode-Anpassungsbedarfe zu ermitteln, die Microsoft-Teams-Projektplattform sowie ein bewährtes, eigenes GAMBIT-Tool zum Scan der Systeme durch das Migrationsteam der GAMBIT.

Eine Besonderheit des Projekts bei GNS war, dass – parallel zum Vorprojekt – noch zwei Gesellschaften kaufmännisch in die Roadmap integriert werden mussten, an denen die GNS seit einiger Zeit beteiligt ist: die Höfer & Bechtel GmbH und die Eisenwerk Bassum GmbH. Die Integration dieser Gesellschaften wurde noch im SAP-ECC-Altsystem und damit vor dem eigentlichen Implementierungsprojekt vorgenommen.

Des Weiteren mussten die Experten weitere Integrationen in der Roadmap berücksichtigen: Dies galt für die Ablösung des WM-Systems durch SAP EWM (Extended Warehouse Management), die Re-Implementierung von SAP ESS (Employee Self-Services) und die technische Modernisierung (Retrofit) des Hochregallagers. GNS musste für die Module ESS/HCM (Human Capital Management) und EWM neue Partner suchen und in das Projektteam integrieren.

Umsetzung der Implementierung mit GAMBIT

Diese verschiedenen, zusätzlichen Projekte und die notwendige Integration der beiden Gesellschaften führte – neben dem Aufbau eines Prototypen im SD/PS-Umfeld (Sales and Distribution/Project System) zur Evaluierung neuer Funktionalitäten – zu einer Verlängerung der Vorprojektphase und einer Anpassung des Zieltermins des Implementierungsprojektes auf den 01.01.2022. Dieses Projekt wurde ebenfalls an GAMBIT vergeben und wird gerade umgesetzt.

„Wir freuen uns, dass wir auch die Greenfield-Implementierung mit GNS meistern dürfen. Als zukunftsfähige Technologieplattform ist SAP S/4HANA ein wichtiger Schritt für das Unternehmen, um die strategischen und operativen Ziele erreichen zu können“, sagt Ralf Schoolmann, Projektmanager und GAMBIT-Projektleiter des GNS-Projekts.