IFRS 16 - mehr Transparenz bei weniger Aufwand

Einführung von IFRS 16

IFRS 16 ist seit dem 1. Januar 2019 verpflichtend anzuwenden. Der neue Standard gilt für alle Unternehmen, die in Miet- und Leasingverhältnissen als Leasingnehmer auftreten. Was aber genau müssen CFOs und Administratoren von SAP-Systemen in Unternehmen nun beachten? Und wie lässt sich die periodische Abwicklung von Leasinggeschäften vereinfachen?

Gemäß den bisher geltenden Vorschriften nach IAS 17 war es noch möglich, Leasingverhältnisse nach „Operate-Leasing“ und „Finance-Leasing“ zu unterscheiden. Das bedeutete, dass das operative Leasing keine Bilanzierung erforderlich machte – der Leasinggegenstand musste also durch den Leasingnehmer nicht bilanziert werden. Ein Leasingnehmer musste zwar die Zahlungsverpflichtungen in der Bilanz, die daraus resultierenden Leasingaufwände aber lediglich in der Gewinn- und Verlustrechnung erfassen.

Mit dem neuen Standard IFRS 16 hat sich das nun grundlegend geändert: Eine „außerbilanzielle“ Finanzierung von Leasingverhältnissen („Off-Balance-Sheet“) gibt es jetzt nicht mehr. Der neue Standard verlangt vielmehr eine Bilanzierung von Nutzungsrechten und den dazugehörigen Leasingverbindlichkeiten („Right-of-Use-Ansatz“).

Demnach muss der Leasingnehmer das Nutzungsrecht zukünftig periodisch abschreiben und die Leasingverbindlichkeit tilgen bzw. verzinsen. In der Gewinn- und Verlustrechnung werden somit ein Abschreibungs- sowie ein Zinsaufwand erfasst.

Das IASB räumt Leasingnehmern aber zwei Erleichterungswahlrechte ein: als Ausnahmen gelten geringwertige Leasingverhältnisse mit einem Vermögensneuwert von 5.000 Dollar und kurzläufige Leasingverhältnisse mit einer Laufzeit unter zwölf Monaten.

Unsere IFRS 16 Lösungen

Für Unternehmen bedeutet IFRS 16 vor allem einen erhöhten Zeit- und Arbeitsaufwand. Dies gilt vor allem dann, wenn sie ihre Leasingverhältnisse noch „manuell“ in Excel oder SAP-externen Anwendungen erfassen.

Weil das so ist, bietet GAMBIT Consulting gleich zwei Lösungen an, mit denen die periodische Abwicklung von Leasinggeschäften vollintegriert, automatisiert und beschleunigt werden kann: die Standard-Lösung von SAP (SAP RE-FX) und eine Eigenentwicklung, das GAMBIT-Leasingcockpit.

Die GAMBIT-Lösung zeichnet sich dabei vor allem durch eine besonders einfache und transparente Bedienung aus; zudem fallen für diese Lösung keine Lizenzgebühren an.

Beide Lösungen haben für Leasingnehmer zahlreiche Vorteile, dazu gehören unter anderem:

• die periodische Massenverarbeitung von Vertragsbewertungen
• die automatische Berechnung von Leasingverbindlichkeiten und Nutzungsrechten
• die Bewertung des Leasingverhältnisses über den gesamten Lebenszyklus
• die vollständige Integration in SAP (FI-AA, FI-AP und FI-GL)
• die Auswertung von Leasingverhältnissen zum Aufbau der Angaben im Bilanzanhang
• Digitalisierung von Leasingverträgen
• nur SAP RE-FX: Vertragsmanagement (hier: digitales Abbild des Vertrags in Papierform)

Mit beiden Lösungen können – neben IFRS 16 – zudem die Anforderungen weiterer Vorschriften erfüllt werden: zum Beispiel die Vorschriften des US-GAAP ASC 842 und des Handelsrechts (HGB).

Passgenaue Anpassung

Konkret wird der Nutzen der Lösungen vor allem dann deutlich, wenn ein Unternehmen seine Leasingverhältnisse bisher zum Beispiel noch in Excel erfasst. Mit SAP RE-FX oder dem Leasingcockpit lassen sich die erforderlichen periodischen Tilgungs- und Zinsbuchungen hingegen „auf Knopfdruck“ ausführen – also vollautomatisch, zeitsparend und IFRS-16-konform.

Weiterhin liegt eine vollständige Integration der Lösungen in SAP FI-AA (Anlagenbuchhaltung) vor; dort führen Unternehmen die periodischen Abschreibungen der Nutzungsrechte durch. Zudem sind die Lösungen ebenfalls in SAP FI-AP (Kreditorenbuchhaltung) und selbstverständlich SAP FI-GL (Hauptbuchhaltung) integriert.

Aus der direkten Integration der Lösungen ergeben sich weitere Vorteile: das Reporting wird verbessert, die Transparenz erhöht und die bisher erforderliche Abstimmung zwischen externem Tool und SAP entfällt.

Kurzum: Die Finanzabteilung wird durch die Automatisierung der Geschäftsprozesse erheblich entlastet. Außerdem sinkt die Fehleranfälligkeit, weil sich manuelle Berechnungen und Buchungen erübrigen. Restleasingverbindlichkeiten und offene Zahlungsverpflichtungen lassen sich zu jedem Zeitpunkt in beiden Lösungen nachvollziehen (Reporting).

Sie benötigen Hilfe?

GAMBIT berät und unterstützt Unternehmen, wenn es um den neuen Standard IFRS 16 geht: Die Spezialisten richten SAP RE-FX oder das Leasingcockpit ein, nehmen die Integration der Lösungen in die SAP-Module vor und beraten Unternehmen auch betriebswirtschaftlich. Oberstes Ziel ist es immer, den sich ergebenden Mehraufwand durch den neuen Standard für die Unternehmen zu minimieren.

Gerade die Umsetzung von eher unflexiblen Lösungen (Excel oder sonstige nicht in SAP vollintegrierte Applikationen) in die effizienteren SAP-Tools erfordert Kompetenzen in den Bereichen Finance, Rechnungslegung und Migration – Kompetenzen, wie sie die Experten von GAMBIT vorweisen können. Dies gilt ebenso für das Spezialwissen zu SAP RE-FX, über das nur wenige Beratungsunternehmen verfügen.