Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung besteht aus strukturierten, maschinenlesbaren Daten. Diese XML-Daten ermöglichen eine automatische und medienbruchfreie Verarbeitung zwischen Buchhaltungs- und ERP-Systemen.

Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung:

• Kein manueller Aufwand bei der Ausstellung einer Rechnung
• Effizientere Prozesse durch automatische Verarbeitung
• Schnellere Bearbeitung und geringere Fehlerquoten

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) enthält dieselben Informationen wie eine Papierrechnung, beispielsweise Bestellnummer, Positionen, Beträge und Gutschriften.

Nein, eine Rechnung als PDF ist keine elektronische Rechnung. PDF-Dateien oder eingescannte Kopien von Papierrechnungen bezeichnet man nicht als elektronische, sondern als digitale Rechnung.

Solche rein bildhafte Darstellungen – wie eine PDF – sind der elektronischen Rechnung gemäß der Definition in der EU-Richtlinie 2014/55/EU nicht gleichgestellt, da sie keine elektronische und automatische Verarbeitung ermöglichen.

Die elektronische Rechnungsstellung ist eine Methode, um Rechnungen zwischen einem Lieferanten und einem Kunden auf elektronischem Weg über maschinenlesbare Datensätze auszutauschen. Sie wird auch als E-Invoicing bezeichnet.

Die klassischen Anforderungen an E-Rechnungen lassen sich in zwei Hauptbereiche unterteilen:

• B2G (Business-to-Government) und
• B2B (Business-to-Business).

Die spezifischen Details, die für jedes Land bereitgestellt werden müssen, können variieren. SAP bietet dafür mit SAP Document and Reporting Compliance eine passende Lösung für alle Anforderungen.

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend.

Es gelten Übergangsregelungen. Private Endverbraucher sind hingegen von der Verpflichtung zur E-Rechnung ausgenommen.

• Als Unternehmer gilt, wer – laut Bundesfinanzministerium – eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. Dazu zählen auch Freiberufler und Personen, die ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen.
• Ein inländisches Unternehmen hat seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland.

Die gesetzliche Grundlage für E-Invoicing in Deutschland hat die Bundesregierung im März 2024 durch das Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness („Wachstumschancengesetz“) geschaffen.

Dieses Gesetz legt den Grundstein für die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung, die am 1. Januar 2025 in Kraft getreten ist.

Wichtige Vorgaben:

• Seit 1. Januar 2025 gilt eine verpflichtende E-Rechnungsstellung für inländische Unternehmer bei B2B-Umsätzen
• Ausnahmen bestehen für steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise
• Zulässige Formate sind u. a. EDI, ZUGFeRD und XRechnung

Die gesetzliche Grundlage für E-Invoicing variiert in Europa je nach Land oder Region, da jede Regierung eigene Vorschriften und Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung festlegt.

Dennoch gibt es einige gemeinsame Elemente, die in den meisten Rechtsordnungen eine Rolle spielen.

Beispiele aus Europa:

Frankreich: 

Stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht bis September 2027 (Große Unternehmen: September 2026; Mittlere Unternehmen: September 2026; Kleine Unternehmen: September 2027)

Italien: 

Gilt als Vorreiter bei der vollständigen Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU

Es gilt eine Übergangsregelung bis 31. Dezember 2026. Alle Aussteller eine Rechnung können bis zu diesem Datum alternativ zur E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung (auch Papierrechnungen) ausstellen.

Wenn der Empfänger zustimmt, kann bis Ende 2026 auch eine PDF-Rechnung ausgestellt werden, die per E-Mail zugestellt wird.

Liegt der Jahresumsatz des Rechnungsausstellers bei unter 800.000 Euro. verlängert sich die Ausnahmeregelung bis zum 31. Dezember 2027. Nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist die E-Rechnung verpflichtend.

Mit digitalisierten Rechnungsprozessen profitieren Rechnungssteller von einer vereinfachten und effizienteren Rechnungsstellung.

• Die automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen steigert die Qualität von Prozessen und reduziert Fehler.
• Unternehmen können Kosten sparen – etwa durch den Wegfall von Papier und Porto im Versand.
• Die Durchlaufzeiten im Rechnungsverkehr verkürzen sich, was zu einer schnelleren Bearbeitung und pünktlicheren Zahlung führt.

Auch für die Rechnungsempfänger hat die elektronische Rechnung Vorteile, weil die Prozesse schneller und flexibler ablaufen.

• Das automatische Einlesen der Rechnungsdaten minimiert Fehler und erhöht die Qualität der Daten.
• Die Kosten und Aufwände in der Rechnungsverarbeitung sinken.
• Die Flexibilität steigt, weil Unternehmen Rechnungen ortunabhängig verarbeiten können.

Mit dem E-Rechnungsmodul (Plug-in) des GAMBIT-Partners Nooxit GmbH aus Berlin können Unternehmen die E-Rechnungspflicht seit dem 1. Januar 2025 einfach und automatisch mit KI erfüllen.

Das Plug-in ist geeignet für SAP-Systeme (SAP ECC und SAP S/4HANA) und bestehende Rechnungseingangsworkflows und eignet sich zudem als leichter Einstieg in die generative AI-Automatisierung im Accounting.

SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) ist eine Lösung von SAP, die sich auf die Dokumentation und gesetzliche Compliance im Bereich E-Invoicing konzentriert.

Diese Lösung bietet:

• E-Invoicing Compliance: Unterstützung für gesetzliche E-Invoicing-Vorgaben in verschiedenen Ländern.
• Automatische Erstellung und Validierung von E-Rechnungen: SAP DRC prüft, ob die Rechnungen den regionalen Vorschriften entsprechen, und sorgt für die entsprechende Übermittlung.
• Integration mit SAP S/4HANA: Die Lösung ist besonders für Unternehmen geeignet, die SAP S/4HANA bereits nutzen oder damit planen.

SAP DRC hilft dabei, die gesetzlichen Anforderungen im Hinblick auf die Erstellung, Übermittlung und Archivierung von E-Rechnungen zu erfüllen. Die Lösung unterstützt eine Vielzahl von Ländern und deren unterschiedlichen Anforderungen.

Die elektronische Rechnung mit SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) in SAP S/4HANA ermöglicht automatisierte, gesetzeskonforme Rechnungsprozesse.

Sie reduziert manuellen Aufwand, minimiert Fehler und beschleunigt Freigaben und Zahlungen durch transparente Workflows und die Einhaltung von Standards wie ZUGFeRD.