11 Fragen zu SAP Central Finance

Mit SAP Central Finance können Unternehmen ihre heterogene und verteilte SAP- und Non-SAP Systemlandschaft zentralisieren und für mehr Transparenz und Schnelligkeit sorgen. Ein Re-Design der ERP-Landschaft ist nicht erforderlich. Zudem kann Central Finance den Umstieg nach SAP S/4HANA erleichtern.

SAP Central Finance (offiziell: SAP S/4HANA for central finance) ist eine operative Finanz-, Reporting-, Controlling- und Konsolidierungs-Plattform der SAP SE.

Mit Hilfe von SAP Central Finance können Unternehmen ihre heterogene und verteilte IT- und SAP-Systemlandschaft zentralisieren und mit einem SAP S/4HANA-System verknüpfen.

Die bestehende Systemlandschaft eines Unternehmens kann aus verschiedenen SAP- oder Non-SAP-Systemen bestehen, den Quellsystemen. Zudem können die SAP-Systeme einen unterschiedlichen Release-Stand aufweisen.

Die Finanz- und Controlling-Buchungen werden mit SAP Central Finance aus diesen Systemen über einfaches Mapping in das Central-Finance-System (ein zentrales SAP S/4HANA-System) repliziert. So lässt sich ein schnelles und transparentes Finanzmanagement realisieren.

SAP Central Finance hat diverse Vorteile, dazu zählen:

• Harmonisierung und Zentralisierung von Finanz- und Controllingdaten („Single Source of Truth“)
• Maximale Qualität der Finanzkennzahlen
• Zeitgemäße Reporting- und Konsolidierungslösung (Central Consolidation)
• Alle Finanz- und Controllingdaten in Echtzeit
• Nutzung zentraler Prozesse (zentrales Zahlen, zentrale Anlagenbuchhaltung, zentrales Steuer-Meldewesen, SAP S/4HANA Finance for Group Reporting u. a.)
• Nutzung „neuer“ Funktionen (Ledger-Lösung, Belegsplit zur Aufteilung der Bilanz nach Profit Centern oder Segmenten, Wechsel auf buchhalterische COPA, SAP Fiori Launchpad u. a.)
• Leichtere Einhaltung steigender Anforderungen durch Compliance-Vorschriften
• Kein aufwendiges Re-Design für bestehende IT- und SAP-Systemlandschaft
• Keine Änderungen in den Quellsystemen, um Finanzstammdaten zu harmonisieren
• Minimierung der Risiken – selbst dann, wenn die Systemlandschaft sehr heterogen ist und ein Unternehmen verschiedene Non-SAP oder SAP-Systeme nutzt

Unternehmen nutzen SAP Central Finance oftmals parallel zu bereits vorhandenen SAP-ERP- oder Non-SAP-ERP-Systemen.

Diese vorhandenen Quellsysteme werden an Central Finance angebunden.

• SAP-Quellsysteme mit einem höheren Releasestand werden über Standardverbindungen an Central Finance angeschlossen.
• Sowohl SAP-Quellsysteme mit einem älteren Releasestand als auch Non-SAP-Quellsysteme werden via Middlewarelösungen an Central Finance angebunden.

Über den SAP LT Replication Server werden die Daten einheitlich ins SAP Central Finance übertragen. Dort werden sie über Standard-Mapping-Technologien auf die harmonisierten Zielobjekte im SAP Central Finance übertragen.

Für die Überwachung und Sicherstellung der korrekten Verarbeitung im Central Finance steht das AIF (Application Interface Framework) als mächtiges „Interaction Center“ zur Verfügung.

Die Replikation von benötigten Stammdaten zwischen Quell- und Zielsystem – bei gleichzeitiger Option zur Harmonisierung – wird durch einen MDM-Layer (Master Data Management) sichergestellt. Bei der Wahl der am besten geeigneten MDM-Technologie gibt es grundsätzlich keine Restriktionen.

Sobald die Systeme verbunden sind, können Unternehmen sämtliche Finanz- und Controlling-Belege in das SAP Central Finance System in Echtzeit replizieren.

Die Belege werden dabei über einfaches Mapping in eine „perfekte“ Finanzwelt transformiert – eine Welt mit einem gemeinsamen Kontenplan und harmonisierten und eindeutigen Stammdaten. Die Verbindung zwischen Quell- und Zielbeleg bleibt immer erhalten.

Neben der Replikation von Finanz- und Controllingbelegen können auch eine Vielzahl von logistischen Informationen im Standard repliziert werden. Dazu zählen beispielsweise Bestellungen und Kundenaufträge. Das zentrale Reporting wird dadurch noch umfangreicher und mächtiger.

SAP S/4HANA Finance ist eine ERP-Finanzsoftware und einer der zentralen Bestandteile von SAP S/4HANA. Mit der Einführung von SAP S/4HANA wurden die früheren ECC-Module SAP FI (Financial Accounting) und SAP CO (Controlling) unter dem Oberbegriff SAP S/4HANA Finance zusammengefasst.

Mit SAP S/4HANA Finance können Unternehmen ihr gesamtes Finanzwesen steuern. Die Funktionen der Anwendung reichen von Buchhaltung, Finanzabschluss, Rechnungswesen, Cash Management bis zu Risikomanagement und Controlling.

Bei SAP Central Finance hingegen geht es um eine Vereinheitlichung von unterschiedlichen ERP-Systemen, um zu unternehmensweit harmonisierten und aktuellen Finanzdaten zu kommen, sowie um die Anbindung der unterschiedlichen Systeme an SAP S/4HANA.

Wenn ein SAP S/4HANA in einem Unternehmen zum Beispiel zunächst nur in Teilen eines Konzerns eingeführt wird – etwa bei der Konzernmutter –, dient SAP Central Finance zur Verknüpfung mit allen anderen vorhandenen Systemen und als Lieferant von aktuellen und harmonisierten Daten für SAP S/4HANA Finance.

Ein Central-Finance-System entspricht einem üblichen SAP S/4HANA-System und erlaubt die Nutzung der SAP-Standardmodule und -funktionen.

Der Unterschied liegt in der aktivierten oder nicht aktivierten Buchungsschnittstelle. In einem SAP-S/4HANA-System ohne SAP Central Finance ist die Schnittstelle inaktiv, da keine entsprechende Lizenz vorliegt.

Anders sieht es auch, wenn das Unternehmen sich für SAP Central Finance entscheidet und eine Lizenz erwirbt.

In diesem Fall wird die entsprechende Funktion für die Buchungsschnittstelle aktiviert, um die Quellsysteme mit dem zentralen SAP-S/4HANA-System zu verbinden und alle relevanten Funktionen nahtlos zu integrieren.

Ob DAX-Konzern, SMI-Unternehmen oder weltweit tätiger Mittelständler – globalisierte Unternehmen organisieren und steuern ihre Prozesse über zahlreiche regionale und gesellschaftsrechtliche Grenzen hinweg.

Um solche komplexen Organisationen professionell steuern zu können, braucht es eine Grundvoraussetzung: die kaufmännische Transparenz der Werteflüsse. Das Problem: Diese Transparenz ist häufig nicht gegeben.

Es gibt unzählige Systemgrenzen, die die Werteflüsse in heterogenen IT-Landschaften unterbrechen. Der Datenaustausch findet häufig zwischen mehreren SAP- oder Non-SAP-Systemen statt – über die Systemgrenzen von Tochterunternehmen, Business Units oder auch Ländergrenzen hinweg.

Finanzdaten treten daher in unterschiedlicher Qualität mit vielen Varianten und Definitionen auf. Ein „Single Point of Truth“ ist nicht sichergestellt.

• Die Werteflüsse sind vielfach unterbrochen.
• Die Prozesse im Finanz- und Berichtswesen sind oft fehleranfällig.
• Der Austausch der Daten erweist sich als zu langsam; die erforderlichen Daten müssen zunächst ermittelt und dann mühsam aggregiert werden.
• Auch eine hohe Datenqualität ist nicht immer gewährleistet.

Dies alles erschwert die Konsolidierung, die Finanzberichterstattung und ein zeitnahes Rechnungswesen – und somit letztlich die Führung von Unternehmen.

In vielen Unternehmen wurden Werteflüsse bislang unter Zuhilfenahme von SAP BW, einer Vielzahl von Excel-Routinen oder zweckentfremdeter Dritt-Applikationen berichtstechnisch zusammengeführt.

Nicht selten sind auf diese Art Management-Informationssysteme als Expertensysteme entstanden. Damit ließen sich geschäftskritische Informationen aber nur mit erheblicher Zeitverzögerung sowie unter Governance-Risiken verdichten und bereitstellen.

Auch Konsolidierungsmaßnahmen konnten nur zu bestimmten, vorher definierten Stichtagen durchgeführt werden.

Die dafür erforderlichen Daten mussten redundant in den einzelnen Konzerngesellschaften gehalten werden. Für eine Konsolidierung mussten sie dann mühsam in die vorhandenen Konsolidierungssysteme übertragen werden.

Unter den heutigen Rahmenbedingungen ist das nicht mehr zeitgemäß. Gefragt ist vielmehr eine konzernweite Transparenz, um Finanzanalysen und Prognosen auch sehr kurzfristig vornehmen zu können – also auch unterperiodisch und nicht erst zu einem bestimmten Stichtag am Ende einer Berichtsperiode.

Um den Zustand der Intransparenz aufzuheben, mussten bislang aufwendige Systemkonsolidierungen bestehender SAP- und Non-SAP-Applikationen durchgeführt werden. Erst dadurch wurde die Integration aller relevanten Werteflüsse und den darauf aufbauenden Reporting-Systemen möglich.

Mit SAP Central Finance ändert sich das: Werteflüsse können nun über fragmentierte ERP-Systemlandschaften hinweg vereinheitlicht und in Echtzeit sowie hoher Qualität zur Verfügung gestellt werden – und zwar dann, wenn diese steuerungsrelevanten Daten erforderlich sind. Auf diese Weise wird auch eine Konsolidierung in Echtzeit möglich.

Auf der Grundlage konsolidierter und präziser Daten lassen sich Unternehmen schneller und effektiver steuern. Belege und Buchungen stehen dafür in SAP Central Finance auf Knopfdruck zur Verfügung.

Zudem sinkt so die Zahl der Fehler. Und auch der Aufwand verringert sich: Eine redundante Datenhaltung von Stamm- und Bewegungsdaten ist nicht mehr erforderlich.

Durch die Einführung und Nutzung von SAP S/4HANA Central Finance können vor allem folgende Vorteile beschleunigt erreicht werden:

• Faktenbasierte und damit transparente Entscheidungen in Echtzeit
• Erhöhung der Prozess- und Informationstransparenz durch die Nutzung konzernweit einheitlicher Standards
• Sichere und automatische Abbildung internationaler Compliance-Anforderungen
• Verbesserung von Business-Analysen und der Reporting-Qualität auf der Basis gleichartiger und vertrauenswürdiger Daten (Single Point of Truth)

Die Einführung von SAP Central Finance ermöglicht es Kunden, die mit komplexen Systemlandschaften arbeiten, mit überschaubarem Aufwand eine völlig neue Transparenz im Finanzsystem zu erhalten.

Die Weiterverarbeitung von Belegen oder Belegketten ist möglich, auch wenn deren Ursprung in einem an SAP S/4HANA Central Finance angeschlossenem ERP-System liegt.

Kundenrechnungen aus beliebigen ERP-Systemen können an SAP Central Finance übergeben und dort in Höchstgeschwindigkeit weiterverarbeitet werden.

Gleiches gilt beispielsweise für eine zentrale Eingangsrechnungsverarbeitung, ein zentrales Cash Management, zentrale Abschlüsse (inklusive Konsolidierung) sowie für ein zentrales und vereinheitlichtes Reporting.

Die Einführung solcher zentralisierten Prozesse in Financial Shared Services können erhebliche Effizienzsteigerungs- und damit Kostensenkungspotenziale ermöglichen. Und dies gelingt, ohne dass erst durch aufwendige ERP-Konsolidierungen das Problem einer heterogenen ERP-Landschaft gelöst werden muss.

Durch die zukünftige Nutzung von Artificial-Intelligence-Technologien für transaktionale Prozesse im Finance-Bereich wird die Automatisierungsquote weiter voranschreiten. Die wirtschaftliche Attraktivität von Shared Services wird somit weiter steigern.

Unter dem Motto Finance First kann SAP Central Finance als eleganter, schneller Einstieg zu SAP S/4HANA genutzt werden. Nach Angaben von SAP gilt SAP Central Finance sogar als „Königsweg“ oder „idealer Türöffner“ zu SAP S/4HANA.

Grundsätzlich stellt der Umstieg von ERP-Systemen wie SAP R3 oder SAP ERP 6.0 auf SAP S/4HANA Unternehmen vor besondere Herausforderungen.

Das auf SAP S/4HANA basierende Central-Finance-Konzept dient daher oftmals als erster Schritt einer SAP-S/4HANA-Greenfield-Implementierung, die sukzessiv um weitere Zentralprozesse wie Procurement, R&D oder Risk and Compliance Management ergänzt wird.

SAP Central Finance kann also implementiert werden, bevor eine Einführung von SAP S/4HANA erfolgt. SAP S/4HANA wird in solchen Fällen – mit dem Startpunkt SAP Central Finance – schrittweise und auf der Basis eines agilen Projektmanagements eingeführt.

• In Schritt eins erfolgt zunächst der Umzug des Finance-Bereichs nach SAP S/4HANA. Dazu braucht es die Zusatzfunktion SAP Central Finance.
• Im zweiten Schritt überführen Unternehmen dann ihre logistischen Daten und Prozesse – und damit die verschiedenen Gesellschaften des Unternehmens – nach beliebigen Schnittmustern nach SAP S/4HANA.

Hauptzweck ist es hierbei, signifikante Business Benefits schneller zu heben und die Aufgaben der Systemkonsolidierung durch den Aufbau einer neuen Plattform für globale Prozesse zu parallelisieren.

Die notwendigen Anpassungen sind überschaubar, weil sie weitgehend auf Best-Practise-Prozessen beruhen. Die Einführung von SAP Central Finance ist vergleichsweise schnell umzusetzen.

Mit der schrittweisen Vorgehensweise senken Unternehmen die Risiken, die mit einer vollständigen Umstellung auf SAP S/4HANA in nur einem Schritt verbunden sind.

Das Sichern von Liquidität ist für Unternehmen immer von zentraler Bedeutung, wird in einer wirtschaftlichen Krise aber noch verstärkt. Ist keine Liquidität mehr verfügbar – und das beinhaltet auch die Kreditrahmen bei Banken – ist das Unternehmen zahlungsunfähig und muss Insolvenz anmelden.

Für Unternehmen geht es daher um das frühzeitige Erkennen von möglichen Liquiditätsengpässen, um die Analyse der Zahlungsbereitschaft sowie um Kapitalbindung.

Mit SAP Central Finance lassen sich diese Herausforderungen im Grunde erstmals zufriedenstellend lösen. Denn mit der Verarbeitung der Daten in Echtzeit im SAP Central Finance ist eine zutreffende, regelmäßige und zeitnahe Liquiditätsplanung überhaupt erst möglich.

Berichte, Analysen und Entscheidungen sind nicht mehr wie bislang üblich auf den neuesten Monatsabschluss angewiesen, der im Zweifelsfall vier bis sechs Wochen alte Zahlen verarbeitet hat.

Gerade bei sich rapide verschlechternden wirtschaftlichen Rahmenbedingungen – wie etwa in bestimmten Krisensituationen – können Entscheidungen, die auf derartig alten Daten beruhen, fatal sein. Mehr noch: Unter Umständen können sie für eine Geschäftsführung auch noch strafrechtlich relevant sein (Insolvenzverschleppung).