SAP-Restrukturierungen sind unser tägliches Geschäft

Zunehmende Dynamik der globalisierten Wirtschaft, sich schnell ändernde Geschäftsmodelle, Digitalisierung, Kooperationen, Effizienzsteigerung durch Bündelung von Kompetenzen – es gibt zahlreiche Gründe, die eine Restrukturierung im Unternehmen erforderlich machen.

Das Management erwartet jedoch in jedem Fall, dass die Restrukturierung möglichst schnell und mit möglichst geringem Risiko durchgeführt wird. Schließlich will das Unternehmen auch die avisierten Ziele schnellstmöglich erreichen.

Häufig wird allerdings unterschätzt, dass signifikante Veränderungen im Unternehmen mit der Notwendigkeit einer umfassenden IT- und SAP-Restrukturierung einhergehen. Dabei gilt: Je komplexer und umfangreicher der Umstrukturierungsprozess ist, desto schwieriger und zeitaufwendiger wird in aller Regel die operative Transformation der IT- und SAP-Systemlandschaft.

Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen, welche Herausforderungen mit einer SAP-Restrukturierung einhergehen. Wir beleuchten, welche Faktoren berücksichtigt werden müssen, um Merger, Carve-Outs, Splits, Harmonisierungen und sonstige Strukturanpassungen auf Ebene der Prozesse, Systeme und Daten optimal umzusetzen. Und wir sagen Ihnen, welche Chancen Transformierungsprojekte bieten.

Die Gründe für eine Restrukturierung der SAP-Systemlandschaft können Zukäufe und Verkäufe von Unternehmensbereichen, Inkonsistenzen in den Daten, Reorganisationen, technologischer Fortschritt oder schlicht Optimierungen bestehender Architekturen sein.

Die organisatorischen, technischen und prozessualen Herausforderungen sind bei Projekten dieser Art keinesfalls trivial. So erfordert die Umsetzung eines neuen Führungs- und Steuerungskonzepts nicht selten die Zusammenlegung oder Trennung bislang eigenständiger Gesellschaften. Auch eine Neudefinition von Profit-Center-Strukturen samt aller betroffenen Prozesse und Werteflüsse kann notwendig sein.

Im Folgenden finden Sie einige der gängigsten Szenarien im Überblick.

Ein Zusammenschluss von Unternehmen erfordert mehrere IT-Entscheidungen vom Management. Oftmals ist es gefordert, die internen Prozesse zu verschlanken oder IT-Insellösungen zu reduzieren.

Gleichzeitig sollen oftmals die Kosten von Betrieb, Supports und Wartung gesenkt werden. Zudem möchten die Beteiligten in vielen Fällen nicht auf ihre historischen Datenbestände verzichten. Es ist also zu klären, welche Daten nach der Verschmelzung noch verfügbar sein sollen.

Projekte dieser Art erfordern spezifische Methoden:

• Zunächst müssen die zu konsolidierenden Systeme mit Analysewerkzeugen verglichen werden. Es gilt unter anderem, Unterschiede im Customizing, in Repository-Objekten und den entsprechenden Nummernkreisobjekten zu ermitteln.
   
• Im zweiten Schritt geht es um die Definition von Konvertierungsregeln und die Übernahme historischer Daten mithilfe geeigneter Migrationswerkzeuge. Ausfallzeiten sollen hierbei auf ein Minimum reduziert werden.

Wird ein Unternehmen oder Unternehmensteil verkauft, benötigt der neue, eigenständige Teil des Betriebs innerhalb kurzer Zeit ein neues ERP-System, um das Business reibungslos fortzusetzen. Zunächst muss hierfür eine geeignete Carve-out-Methode gewählt werden. Folgende Ansätze kommen infrage:

• Greenfield-Ansatz: Installation eines neuen SAP ERPs, neues Setup der Prozesse, Datenmigration
• Brownfield-Ansatz: Kopie des SAP-Systems der Muttergesellschaft, Entfernen der Organisationsstruktur und der Geschäftsdaten
• Blackfield-Ansatz: Export/Kopie eines Mandanten, Bereitstellung auf der SAP-Installation der Muttergesellschaft als Zusatzmandant

Besitzt die eigene IT-Abteilung keine Erfahrung mit Ausgliederungsprojekten, was den Regelfall darstellt, so sollte ein erfahrener Consulting-Dienstleister hinzugezogen werden.

Die GAMBIT-Experten unterstützen und beraten Sie zum Beispiel nicht nur bei der Methodendefinition, sondern auch bei der Systemauswahl, der Konzeption, dem Customizing, der Datenmigration und den abschließenden Tests.

Um hohe Anfangsinvestitionen im neuen Unternehmen einzusparen, ist der Weg in die Cloud ein geeigneter Ansatz. Auch hierzu beraten Sie die SAP-Spezialisten der GAMBIT.

Nicht erst im Rahmen der Digitalisierung führen Unternehmen Reorganisationen unterschiedlicher Größenordnung durch. Im einfachsten Fall werden Materialnummern oder Kostenstellen umgestellt.

Möglicherweise erfolgt jedoch auch die Einführung von Shared Services oder die Implementierung von IoT-Anwendungen (Internet of Things). Zudem ist es aufgrund von Umorganisationen häufig notwendig, SAP-Organisationseinheiten umzubenennen, zusammenzuführen oder zu trennen.

Ein klassisches Szenario der SAP-Restrukturierung sind Änderungen im Kontenplan. Hier müssen Kostenstellen umbenannt und verschmolzen werden. Außerdem müssen die Experten Duplikate in Stammdaten wie Kreditoren und Debitoren beseitigen. Auch die Trennung oder Zusammenführung von Kostenrechnungs- und Buchungskreisen ist zu nennen.

Überdies sind Änderungen von Werkszuordnungen oder Lagerortzuordnungen gängige Anforderungen. Bei Konvertierungen, die im Rahmen solcher Projekte notwendig sind, werden Ursprungswerte auf der Datenbank durch neue Werte ersetzt. Dies erfordert geeignete Werkzeuge und Erfahrung.

Stromkosten-intensive Betriebe haben die Möglichkeit, sich von wesentlichen Teilen der EEG-Umlage gemäß dem Erneuerbare Energie Gesetz (kurz: EEG) befreien zu lassen. Hierzu müssen unterschiedliche Kriterien erfüllt sein.

Insbesondere muss die Stromkostenintensität nachgewiesen werden – und das jedes Jahr aufs Neue. Dazu müssen belastbare, revisions- und prüfungssichere Berechnungsgrundlagen vorgelegt werden.

Je nach Ausgangslage sind komplexe Restrukturierungsanforderungen zu erfüllen, um die Befreiung zu erlangen. Diese Anforderungen reichen bis hin zur Alleinstellung (Kapselung) stromkostenintensiver Unternehmenseinheiten.

GAMBIT hat ein Vorgehensmodell entwickelt, das es Unternehmen ermöglicht, alle erforderlichen Beratungs- und Umsetzungsleistungen aus einer Hand zu beziehen. Damit lässt sich eine möglichst dauerhafte Befreiung von wesentlichen Teilen der EEG-Umlage erreichen.

Hierbei hat GAMBIT ein Gesamtmodell entwickelt. Es verbindet energiegesetzlich, betriebswirtschaftlich, gesellschaftsrechtlich und SAP-technisch erforderliche Analysen und Umsetzungsvarianten. Ziel des Modells ist es, die Erfüllung sämtlicher Antragskriterien sicherzustellen. Eine erhöhte Prozesskomplexität im Produktivbetrieb wird dabei vermieden.

GAMBIT erhebt bereits bei der Prüfung der Antragsfähigkeit (gem. §63ff EEG) die aktuelle SAP-Konfiguration, um die erforderlichen Berechnungsgrundlagen sicherzustellen. Dazu nutzen die Berater strukturierte Fragebögen mit EEG-relevanten Inhalten.

Ziel ist es, die Anpassungsanforderungen – unter Berücksichtigung möglicher Umsetzungsalternativen – hinsichtlich folgender Kriterien zu prüfen:

• generelle Machbarkeit
• Umsetzungs- und Zielprozesskomplexität
• Zeit und Kosten

Die Ergebnisse der gemeinsamen Analyse fließen in die Gesamtbeurteilung zur Antragsfähigkeit ein. Sie geben die Sicherheit, dass die avisierten Ersparnisse durch eine EEG-Umlagebefreiung nicht durch hohe Umsetzungskosten oder erhöhte Kosten in den operativen Prozessen (über-)kompensiert werden.

Bei GAMBIT haben wir professionelle Umsetzungspläne für unterschiedliche Formen der Restrukturierung erarbeitet. Erforderliche Neujustierungen laufender SAP- und Umfeldsysteme können so vorbereitet und umgesetzt werden – und zwar Hand in Hand zu gesellschafts- und steuerrechtlichen Inhalten.

Die Implementierung testierungsfähiger Reporting-Packages stellt die Dauerhaftigkeit der Antragsfähigkeit sicher.

Jeder Restrukturierungsprozess geht mit Hürden einher, die überwunden werden müssen. Oftmals unterliegen IT-Restrukturierungen einem enormen Termindruck – nicht selten, weil die IT zu spät eingebunden wird. Hieraus folgen überhastete Aktionen mit ungenügender Sorgfalt. Es empfiehlt sich daher, den IT-Bereich frühzeitig einzubeziehen.

Zu den häufigsten Problemen bei Migrationen zählt außerdem das Fehlen historischer Daten oder die Festlegung auf einen genau definierten Migrationstermin wie den Geschäftsjahreswechsel.

Werden professionelle Transformationswerkzeuge eingesetzt, lassen sich solche Einschränkungen umgehen. So ermöglicht SAP Landscape Transformation 2.0 beispielsweise eine Umstellung im laufenden Geschäftsjahr. Stamm- und Bewegungsdaten können auf Datenbankebene rückwirkend geändert werden.

Auch Eigenentwicklungen und User Exits, die im Laufe der Jahre entstanden sind, können zu Schwierigkeiten bei der SAP-Restrukturierung führen. Nicht zuletzt sind mehrere Testphasen einzuplanen, um Funktionen und Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.

Jede SAP-Restrukturierung ist nicht nur mit Herausforderungen, sondern auch mit einzigartigen Chancen verbunden.

• Es ist möglich, die IT-Kosten zu senken.
• Es besteht die Gelegenheit, Systeme, Funktionen und Daten an aktuellen und zukünftigen Anforderungen auszurichten.
• Die bestehenden Prozesslandschaften, Funktionen und auch das Berichtswesen können zudem unternehmensweit harmonisiert und standardisiert werden. Dadurch sinken die Reibungsverluste, die globale Kollaboration wird gefördert und die Digitalisierung ermöglicht.

GAMBIT sieht sich bei der Planung und Durchführung komplexester Restrukturierungen als Partner des Managements, des CIO und der IT-Fachabteilung. Basis hierfür ist das Verständnis der strategischen, operationellen und finanziellen Zielvorgaben.

Sind diese noch nicht final definiert, lassen sich schnell passende Umsetzungsszenarien für die SAP-Landschaft und die betroffenen Umfeldsysteme erarbeiten. Dabei helfen unsere Berater und unsere management-orientierten Vorgehensmodelle.

GAMBIT hat Best-Practice-Ansätze für eine Vielzahl von Umstrukturierungsprogrammen entwickelt. Hierbei werden die erforderlichen Prozesse für Ihr Business modular und – je nach Komplexität – sequenziell oder parallel zu einem Gesamtprogramm modelliert. Häufig können so selbst umfangreichste SAP-Restrukturierungen in kurzer Zeit vorbereitet und „near-zero-downtime“ in Betrieb genommen werden.

Neben der Sicherstellung der technischen Funktionalität erfordert eine technische Restrukturierung in laufenden SAP- und Umfeldsystemen zudem eine lückenlose Dokumentation der Transformationsschritte. Durch Kooperationen mit weltweit führenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaften stellt GAMBIT abgestimmte und Audit-erprobte Reporting-Packages für eine Vielzahl von Umstrukturierungsprogrammen bereit. Hierdurch werden die Berichtskontinuität und die Abstimmbarkeit von Zuständen vor und nach der IT-Restrukturierung zu jedem Zeitpunkt sichergestellt.